Effeithiolrwydd personolCyfarfodydd effeithiol

Cyfarfodydd yw un o’r ffurfiau mwyaf effeithiol ar gyfer trafod a negodi. Y rheswm am hyn yw am ei fod yn bosibl clywed y neges a gweld cywair ac iaith corff pobl eraill sy’n rhan o’r cyfarfod. Bydd hyn yn cryfhau’r broses gyfathrebu.

Er hyn, nid yw cyfarfodydd yn effeithiol bob amser. Weithiau maen nhw'n rhy hir neu’n rhy fyr, neu'n aflwyddiannus mewn rhyw ffordd. Un ffordd o wella effeithiolrwydd cyfarfod yw drwy gynllunio’n dda.

Cynllunio cyfarfod

Dyma restr o bethau mae angen eu gwneud cyn cynnal cyfarfod.

1. Dewis dyddiad cyfleus ar gyfer y cyfarfod a gwahodd pobl iddo.
2. Paratoi agenda, a'i dosbarthu cyn cynnal y cyfarfod. Dylai'r agenda gynnwys amser, dyddiad, hyd a lleoliad y cyfarfod, a rhestr o bynciau i’w trafod. Gallai hyn gynnwys adolygu’r pwyntiau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.
3. Sicrhau nad yw’r lleoliad arfaethedig ar gyfer y cyfarfod yn cael ei ddefnyddio gan rywun arall.
4. Dewis cadeirydd ar gyfer y cyfarfod. Rôl y cadeirydd fydd sicrhau bod nodau’r cyfarfod yn cael eu cyflawni. Bydd y cadeirydd hefyd yn sicrhau bod y cyfarfod yn cychwyn ac yn dod i ben ar amser, a bod pob eitem sydd ar yr agenda wedi cael ei thrafod.
5. Dewis rhywun i gymryd cofnodion.

Agenda cyfarfod

Dyma restr o’r hyn ddylai ddigwydd yn ystod cyfarfod.

1. Croesawu pawb i’r cyfarfod.
2. Cofnodi pwy sy'n bresennol a phwy sy'n absennol. Bydd disgwyl i bobl nad ydyn nhw'n gallu mynychu'r cyfarfod ymddiheuro am eu habsenoldeb o flaen llaw.
3. Sicrhau bod y sawl sydd wedi cael ei ddewis i gymryd y cofnodion yn cyflawni’r rôl.
4. Sicrhau bod pob eitem sydd ar yr agenda yn cael ei thrafod.
5. Annog pawb i gymryd rhan a gwrando ar bopeth sy’n cael ei ddweud. Bydd angen bod yn barod i sicrhau bod pawb yn canolbwyntio ar yr eitemau sydd ar yr agenda.
6. Ar ddiwedd y cyfarfod, rhoi crynodeb byr o’r penderfyniadau sydd wedi cael eu gwneud a chrybwyll y camau nesaf fydd angen eu cymryd.
7. Nodi yn y cofnodion pwy sy’n gyfrifol am gyflawni pob un o’r pwyntiau gweithredu.
8. Penderfynu ar ddyddiad, amser a lleoliad ar gyfer y cyfarfod nesaf.