Meddalwedd trin gwybodaethPam defnyddio cronfa ddata?

• Mae cronfeydd data’n gallu storio llawer iawn o gofnodion yn effeithlon (does dim angen llawer o le).
• Mae’n bosibl dod o hyd i wybodaeth yn gyflym iawn ac yn hawdd.
• Mae’n bosibl ychwanegu data newydd a golygu neu ddileu hen ddata yn gynt.
• Mae’n bosibl dod o hyd i ddata rydych yn chwilio amdano’n gyflym, er enghraifft ‘car Ford'.
• Mae’n bosibl trefnu data yn gyflymach, er enghraifft yn ôl trefn 'dyddiad cofrestru'.
• Mae’n bosibl mewnforio data i raglenni eraill, er enghraifft llythyr postgyfuno i gwsmer yn dweud ei bod yn amser cael prawf MOT.
• Gall mwy nag un person ddefnyddio’r un gronfa ddata yr un pryd - amlfynediad.
• Gall cronfeydd data fod yn fwy diogel na ffeiliau papur.

Defnydd o gronfeydd data

Pan fydd cronfa ddata’n cadw manylion am bobl, mae’n debygol o gynnwys enw cyntaf, cyfenw a dyddiad geni. Yn ychwanegol at hyn, mae gwybodaeth arbenigol yn cael ei storio, gan ddibynnu sut y bydd y gronfa ddata’n cael ei defnyddio.

Mae sefydliadau’n defnyddio cronfeydd data am resymau amrywiol:

• mae’r heddlu’n cadw manylion am bob troseddwr maen nhw’n gwybod amdano mewn cronfa ddata, er enghraifft, y troseddau maen nhw wedi’u cyflawni
• mae ysgolion yn defnyddio cronfa ddata i storio manylion am eu disgyblion, er enghraifft am faint o ddiwrnodau maen nhw wedi bod yn absennol o’r ysgol
• bydd ysbyty’n storio manylion ei holl gleifion mewn cronfa ddata, er enghraifft, hanes eu problemau iechyd
• mae’r Llywodraeth yn defnyddio cronfa ddata i storio cofnodion taliadau treth incwm pobl
• mae cronfa ddata’n cael ei defnyddio i gadw trac ar bob gyrrwr yng nghanol Llundain sydd wedi talu’r Tâl Atal Tagfeydd (neu sydd heb dalu)

Yn achos y gronfa ddata Taliadau Atal Tagfeydd, bydd unrhyw un sydd heb dalu yn cael dirwy. Byddai’r gronfa ddata’n chwarae rhan annatod yn y gwaith o awtomeiddio’r broses.

Byddai’n bosibl defnyddio gwybodaeth sy’n cael ei storio yn y cronfeydd data eraill mewn ffyrdd tebyg.