ऑफिसमधल्या मीटिंग थांबवल्या तर कर्मचाऱ्यांचा वेळ वाचेल का?
फोटो स्रोत, Getty Images
- Author, अलेक्स ख्रिश्चन
- Role, लेखक
काही कंपन्या त्यांच्या कर्मचाऱ्यांची उत्पादकता वाढवण्यासाठी वेळापत्रकांची साफसफाई करत आहेत. पण ही कल्पना तत्त्वतः कितीही चांगली वाटत असली, तरी व्यवहारात ती कितपत परिणामकारक ठरेल?
व्हीक्टर पॉट्रेल यांना अनेक वर्षांमध्ये एकाही बैठकीला उपस्थित राहावं लागलेलं नाही. त्यांनी 2019 साली 'द सोल पब्लिशिंग' या डिजीटल माध्यम कंपनीत कार्यकारी स्वरूपाची जबाबदारी स्वीकारली. ही कंपनी लंडनहून दूरस्थ प्रकारे काम करत असली, तरी कंपनीच्या कामाबद्दल पॉट्रेल यांना माहिती देण्याकरता दीर्घ बैठका झाल्या नाहीत.
सगळी माहिती त्यांना मागणीनुसार व्हीडिओद्वारे उपलब्ध करू देण्यात आली. शिवाय, त्यांना त्यांच्या वेळापत्रकातील तासन्-तास वरिष्ठांशी संपर्क ठेवण्याकरता राखून ठेवावे लागले नाहीत. उलट, त्यांनी 'स्लॅक'चा आणि विविध सॉफ्टवेअरचा पर्याय वापरला. या मार्गाने त्यांनी विविध टीम आणि कंपनीमार्फत सुरू असणाऱ्या विविध प्रकल्पांशी जुळवून घेतलं.
आत्तापर्यंत पॉट्रेल यांच्या कार्यालयात एकही बैठक झालेली नाही. कर्मचाऱ्यांना केवळ अपवादात्मक परिस्थितीत 24 तास आधी कळवून परस्परांशी एकास-एक स्वरूपाचे कॉल करून बोलायची परवानगी आहे. "या मार्गांचा वापर करून नुसती ढोबळ चर्चा करता येत नाहीत, काही विशिष्ट उद्दिष्ट असेल तर बोलता येतं," असं पॉट्रेल सांगतात.
"बहुतांश वेळा अशा कॉलसाठी तयारी करतानाच आपल्याला लक्षात येतं की आत्ता अशा काही बैठकीचा गरज नाही."
मीटिंग न घेण्याचं काटेकोर धोरण पॉट्रेल यांना मुक्तिदायी ठरलं. "यातून माझं काम सुधारलं," असं ते म्हणतात. "अशा कामाच्या पद्धतीमुळे आपल्याला स्वतःच्या वेळेचं नियोजन करायला वाव मिळतो, इतरांच्या हिशेबाने आपल्या वेळेचं नियोज होत नाही.
त्यामुळे आपलं कौशल्य कोणतं आहे, आपण कोणती मूल्यात्मक भर घालू शकतो, यावर लक्ष केंद्रित करता येतो. फक्त बैठकीत गोष्टींची चर्चा करून हे होत नाही."
परंतु, अनेक कर्मचाऱ्यांना पॉट्रेल यांच्यासारखं कामाचं वातावरण लाभत नाही. अनेक कर्मचारी दिवसभरातला बराच काळ कॉन्फरन्स रूम्समध्ये आणि व्हर्चुअल कॉल्सवर घालवतात. यातला बराच वेळ वाया जातो.
कोव्हिड-19पूर्वी कॉर्न फेरी या सल्लागार संस्थेने केलेल्या सर्वेक्षणानुसार, खूप जास्त बैठकी झाल्या तर त्याचा आपल्या कामावर परिणाम होतो असं 67 टक्के प्रतिसादकांनी सांगितलं, त्यातील 34 टक्के लोकांच्या मते आठवड्यातले पाच तास विनाउद्देश वाया जात होते.
फोटो स्रोत, Getty Images
ही मीटिंग संस्कृती संस्थांच्या उच्चपदस्थ पातळ्यांपर्यंत जाते आणि बैठकींचं आयोजन करणाऱ्यांवरही त्याचा परिणाम होत असतो. बैठकींमुळे बहुतांश वरिष्ठ व्यवस्थापकांना त्यांचं काम पूर्ण करता येत नाही, असं संशोधनातून समोर आलं आहे.
कार्यकारी व्यवस्थापकांच्या पातळीवर दर आठवड्याला सरासरी जवळपास 23 टक्के तास बैठकींवर खर्च होतात.
दूरस्थ कामकाजाच्या पद्धतींमुळे अतिरिक्त बैठकींची समस्या आणखीच गंभीर झाली आहे. कामाच्या टेबलाशेजारी उभं राहून सहज होणाऱ्या गप्पांऐवजी अर्धा तासाचे 'झूम' कॉल केले जाऊ लागले.
जगातील 21,500 कंपन्यांकडून कर्मचाऱ्यांना पाठवण्यात आलेल्या बैठकींच्या निमंत्रणांचं विश्लेषण हार्वर्ड बिझनेस स्कूलने केलं. त्यात असं आढळलं की, कोव्हिड साथीपूर्वीच्या काळातील बैठकींच्या तुलनेत आता बैठकींचा वेळ सरासरी 12 मिनिटांनी कमी झाला, पण कर्मचारी 13 टक्के अधिक बैठकींना उपस्थित राहू लागले होते आणि हे प्रमाण 14 टक्क्यांनी वाढले.
अधिकाधिक कर्मचाऱ्यांसाठी अधिकाधिक बैठकी म्हणजे कामाचे दिवस आणखी विखंडीत करणं असतं. त्याचा कर्मचाऱ्यांच्या उत्पादकतेवर परिणाम होतो.
'झूम'वर बैठकी करून माणूस थकतो, कामातून लक्ष उडण्याची जोखीम वाढते. याची दखल कंपन्या घेत आहेत आणि अधिकाधिक संस्था बैठक-मुक्त दिवसांची पद्धत अनुसरताना दिसत आहेत. पण अशा धोरणांनी खरोखरच कर्मचाऱ्यांना मोकळेपणा मिळतो का? की, आणखी संभ्रम, ई-मेल, आजूबाजूची संभाषणं, अशा अनपेक्षित गोष्टी सुरू होऊन काम वाढतं?
बैठकी कशा फोफावल्या
मानव अंगभूतरित्या सामाजिक जीव आहे. व्यूहरचना आखण्यासाठी व विचारांची देवाणघेवाण करण्यासाठी भेटण्याची आपली प्रेरणा कार्यालयीन संस्कृतीतून आलेली नाही, किंबहुना ती आधुनिक सभ्यतेच्याही आधीपासून अस्तित्वात आहे.
"आपण गुहांमध्ये राहत होतो तेव्हापासून असे गोळा होऊन संवाद साधत आलेले आहोत," असं स्टीव्हन रॉजेलबर्क सांगतात. नॉर्थ कॅरोलिना विद्यापीठ, शार्लट, अमेरिका इथे संघटनात्मक विज्ञानाचे संचालक म्हणून ते कार्यरत आहेत. "मानवी प्रवृत्तींचा आविष्कार बैठकींमधून होतो."
विसाव्या शतकाच्या मध्यात ज्ञानाधारीत कामाची भरभराट झाल्यावर, व्यवसायांमधील नेतृत्वाची शैली आदेश व नियंत्रण याऐवजी सहयोगावर भर देणारी होऊ लागली. कालांतराने संस्था अधिक आडव्या व कमी श्रेणीबद्ध झाल्या.
नवोद्योगांच्या भरभराटीनंतर सामुदायिकतेची संकल्पनाही भरभराटीला आली. कल्पना व स्फूर्तिदायक अभिनव गोष्टी एकत्र येण्यासाठी बैठकी घेणं ही सर्वोत्तम प्रक्रिया ठरली.
"इतरांशी संवाद साधून, कर्मचाऱ्यांचा आवाज ऐकून आणि संयोगासाठीच्या संधी नर्माण करून व्यावसायिक संघ अधिक उंची गाठू शकतात, हे आपल्या लक्षात आलं," असं रॉजेलबर्ग म्हणतात.
"तर, बैठकी घेणं हा मानवी स्वभावाचा भाग असला, तरी लोकांना खऱ्या अर्थाने चालना कशी द्यावी व त्यांच्याशी संवाद कसा साधावा या संदर्भातील उत्क्रांतीही त्यात दिसून येते."
फोटो स्रोत, Getty Images
व्हीडिओ-कॉन्फरन्सिंगचं तंत्रज्ञान 2010च्या दशकात अधिक प्रगत झाल्यावर बैठकी केवळ एखाद्या खोलीपुरत्या किंवा कार्यालयीन वेळेपुरत्या मर्यादित उरल्या नाहीत. परंतु, कायमस्वरूपी कामासाठी उपलब्ध असल्याचे काही परिणाम होतात.
"लोकांना बैठकींसाठी बोलावण्याचं प्रमाण प्रचंड वाढलं आहे," असं रॉजेलबर्ग म्हणतात. "कोणाचंही वेळापत्रक त्या व्यक्तीच्या हातातून खेचून घेणं खूपच सोपं झालं आहे. लोक विचार करत नाहीत, बैठकीचं निमंत्रण पाठवायला निव्वळ 'यस'वर क्लिक करून टाकतात."
बैठकींमुळे कर्मचाऱ्यांना विचारांची देवाणघेवाण करणं, कल्पना एकमेकांशी जुळवून घेणं आणि निर्णायक कृती करणं शक्य होतं, पण सर्वोत्तम बैठकी क्वचितच होत असतात.
स्पष्ट उद्दिष्टं नसतील, तर बैठकी भरकटू शकतात. अनेकदा एकास-एक संभाषणात बोलून सुटणारे मुद्दे तासभर चर्चेला घेतले जातात आणि संबंधित कंपनीची संपूर्ण टीम त्यात सहभागी होते.
"अजून बैठकींबाबत आपण अव्यवस्थित आहोत," असं रॉजेलबर्ग सांगतात. "अर्थपूर्ण प्रशिक्षणाचा अभाव, प्रतिसादाचा अभाव, आणि प्रत्येकाचं योगदान राहावं यासाठी नेतृत्वाकडून पुरेसा पुढाकार नसणं, असे अनेक प्रश्न आहेत."
बैठक वाईट झाली तर त्याचा परिणाम दिवसभर दिसत राहतो, शिवाय कर्मचाऱ्यांचा वेळ जातो तो जातोच. बैठकीनंतर कर्मचारी विचारात गर्क झाल्याने उत्पादकतेवर परिणाम होतो. सातत्याने संदर्भ बदलत राहिले, तर एका वेळी अनेक कामं करण्याचा भार पेलावा लागतो आणि आपल्या मेंदूची हे पेलवण्याची क्षमता नसते.
"प्रत्येक वेळी एका गोष्टीकडून दुसरीकडे लक्ष वळत असताना आपला वेळ नि ऊर्जा खर्च होत असते," असं बर्कलेमधील कॅलिफोर्निया विद्यापीठात कॉग्निटिव्ह न्यूरोसायन्टिस्ट असणारे सहर युसूफ म्हणतात.
नवीन आणि अधिक चांगले पर्याय?
त्यामुळे स्वाभाविकपणे काही कंपन्यांनी बैठकींवर कायमस्वरूपी किंवा दर आठवड्याला विशिष्ट दिवसांमध्ये बंदी आणली आहे.
तंत्रज्ञानाशी संबंधित 'द सोल पब्लिशिंग'सारखे अनेक नवोद्योग विविध प्रमाणवेळा असणाऱ्या प्रदेशांमधील दूरस्थ कर्मचाऱ्यांना कामावर घेत असतात. त्यामुळे त्यांना लाइव्ह कॉलऐवजी 'असिन्क्रोनस कम्युनिकेशन'चा पर्याय सोयीचा ठरतो.
पण कोव्हिडच्या साथीपासून संमिश्र काम आणि 'झूम' बैठकींचं अवाजवी प्रमाण यांमुळे इतर क्षेत्रांमधील नेतृत्वाच्या फळीमधील लोकही बैठकींच्या सवयीचा पुनर्विचार करू लागले आहेत.
अमेरिकेतील 'असाना' हा नवोद्योग व्यवसायांना कामाच्या व्यवस्थापनाची साधनं पुरवतो. या कंपनीने दर बुधवारी बैठकीवर बंदी आणली आहे.
कोव्हिडनंतरच्या काळात दर आठवड्याला सरासरी एक तासाने अनावश्यक बैठकींची वेळ वाढली, असं या कंपनीच्या जागतिक संशोधनातून समोर आली.
'असाना'ने स्वतःच्या कंपनीत घातलेली बंदी 'फोकस' व 'फ्लो' यांच्याबाबतीत बांधिलकी जपण्यासाठीची आहे, असं या कंपनीच्या मुख्य कार्यकारी अधिकारी अॅनी राइमोन्डी म्हणतात. "डिझायनर, प्रोग्रामर, ग्राहकांना सामोरं जाणारे कर्मचारी- यांना विनाअडथळा सलगपणे काम करता यायला हवं."
आठवड्यातून एकदा बैठकींना बंदी घातल्यामुळे असाना कंपनीतील कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या कामावर लक्ष केंद्रित करायला अधिक वेळ मिळाला, असं रायमोन्डी म्हणतात. शिवाय, यातून उर्वरित दिवसांमध्ये बैठकींची संरचना अधिक सक्षमपणे उपलब्ध होते.
"आठवड्यात एकदा विनाबैठकीचा दिवस ठेवल्याने कामाचा प्रवाह टिकून राहतो. व्यूहरचना किंवा नियोजन याबाबतीत खोलात जायला वेळ आहे, हे प्रत्येकाच्या लक्षात येतं. मग आमची बैठक होते तेव्हा चांगले कार्यक्रम आखण्याची संधी मला मिळते."
'द सोल पब्लिशिंग' या कंपनीने आणखी टोकाला जाऊन बैठकींवर सरसकट बंदी घातली. अंतर्गत ई-मेलवरही बंदी आहे. त्यामुळे पटकथा लिहिणारे, अॅनिमेटर व संपादक यांना जवळपास पूर्णपणे हातातल्या सर्जनशील कामावर लक्ष केंद्रित करता येतं.
थेट कॉल करण्याऐवजी 'स्लॅक'सारख्या प्रोग्रामद्वारे लिखित संदेशनावर भर दिला जातो. पण बैठकींच्या जागी संदेशांचा लोंढा निर्माण झालेला नाही.
"आम्ही असिन्क्रोनस कम्युनिकेशनसाठी तयार करण्यात आलेले मंच वापरतो," असं पॉट्रेल सांगतात. "त्यामुळे माहिती पारदर्शक व आटोपशीर राहते, आणि कोणी कुठेही असलं तरी कधीही ती कोणालाही ती माहिती उपलब्ध होते. व्यवसाय उत्क्रांत झाले आहेत आणि बैठकी हे आधुनिक साधन उरलेलं नाही. माहिती हाताळण्यासाठी व तिची व्यवस्था लावण्यासाठी आम्हाला अधिक चांगली साधनं उपलब्ध झाली आहेत."
या कंपनीची विचारांची देवाणघेवाण करणारी सत्रंही प्रत्यक्ष होत नाहीत. त्याऐवजी लिखित स्वरूपातील कल्पना प्रोडक्शन टीमकडे परिशीलनासाठी सादर केल्या जातात. पण पण यामुळे कर्मचाऱ्यांमधील मानवी दुवे धूसर होतात, असं पॉट्रेल यांना वाटत नाही.
"लोक स्वतःच्या हातातील कामावर लक्ष केंद्रित करतात तेव्हा त्यांचे व्यावसायिक संबंध निर्माण होतात," असं ते म्हणतात. "ते एकाच उद्दिष्टाने इतरांशी संवाद साधतात. 'स्लॅक'च्या माध्यमातू ते एकमेकांच्या आवडीनिवडींची देवाणघेवाण करू शकतात आणि कामाव्यतिरिक्तच्या वेळेत भेटू शकतात. लोकांना एकमेकांशी जोडलेलं वाटावं यासाठी बैठकींची गरज नसते."
चांगल्या हेतूने सुरू झालेले उपक्रम?
वेळापत्रकांमधून बैठकींचं नियोजन पुसणं उत्पादकतेच्या दृष्टीने उपयुक्त वाटतं. असाना व द सोल पब्लिशिंग यांसारख्या उद्योगांनी स्थापनेनंतर लगेचच बैठकींवर बंदी घातली.
त्यांची धोरणं त्यांच्या कॉर्पोरेट संस्कृतीमध्ये खोलवर रुजलेली आहेत. परंतु, वाढीला लागलेल्या कंपन्यांना बैठकी बंद करणे बरेच अवघड जाऊ शकते. काही संस्थांमध्ये बैठकींविषयी मार्गदर्शन सुरू करण्याचा प्रयत्न झाल्याचं रायमोन्डी नमूद करतात. अशा संस्थांमध्ये बंदी घातली तरी त्याचा परिणाम मर्यादित होतो. "दिवसभर कॉल घेत बसण्याऐवजी एकदाच पाऊण तास बोलणं त्यांना परवडतं."
बैठकमुक्त दिवसामध्ये निरुत्पादक 'झूम' कॉल एका बाजूला ढकलण्यात आले आहेत, हा यातील सामायिक अडचणीचा मुद्दा आहे. त्याहून वाईट म्हणजे वेळेची ओढाताण होणारे व्यवस्थापक काही वेळा कंपनीच्या धोरणाकडे दुर्लक्ष करतात.
बैठक नसलेल्या दिवशी कर्मचाऱ्यांच्या वेळापत्रकात मोठी रिकामी वेळ राहत असल्याचं त्यांना दिसतं आणि ते तासाभराची कॉल-मिटिंग घेतात.
दरम्यान, ही बैठक महत्त्वाची असेल, असं वाटल्याने कर्मचाऱ्यांना तिथे उपस्थित असणं जबाबदारीचं मानावं लागतं. त्यामुळे चांगल्या हेतूने सुरू झालेला उपक्रम विपरित परिणाम करणारा टरतो. "ही धोरणं निर्माण करणारे लोक त्यांचा आदर ठेवतातच असं नाही," असं रॉजेलबर्क म्हणतात.
याचे काही अनपेक्षित परिणामसुद्धा आहेत. माहितीची देवाणघेवाण करण्याबाबत बैठकी आश्चर्यकारकरित्या कार्यक्षम ठरू शकतात.
पर्याय उपलब्ध नसल्यामुळे सकाळच्या वेळी एक चटकन प्रश्न चर्चेला घेण्याऐवजी त्यावर ई-मेलींची लांबट लावली जाते- परिणामी अशा दिवशी ई-मेलने इनबॉक्स दुथडी भरून वारू लागतो.
बैठकींशिवाय संबंध जोडले जात नाहीत, हे पॉट्रेल यांना मान्य नाही. बैठकींमुळे काही सहयोगाचे लाभ मिळतात, असं तज्ज्ञ म्हणतात.
"प्रत्यक्षातील बैठकी खरोखरच परिणामकारक ठरू शकतात, असं मला वाटतं," असं 'वर्कव्हिवो' या आयर्लंडस्थित कर्मचारी-संदेशन मंचाचे एलिनॉर ओ'महोनी म्हणतात. "वातावरण बदलू विचारांची देवाणघेवाण करणारी सत्रं भरवणं खूप सोपं आहे. कामाविषयीच्या बैठकी आभासी स्तरावर ठेवता येऊ शकतात. योग्य वेळी योग्य माध्यमं वापरावं."
सुधारणा व्हाव्यात, बंदी नसावी
बैठकच न घेण्याचा प्रवाह तुलनेने नवीन आहे. त्यामुळे त्याचा परिणाम होतो की हे धोरण निष्प्रभ ठरतं, याबद्दलची ठोस आकडेवारी फारशी उपलब्ध नाही. त्यामुळे या संदर्भातील बहुतांश चर्चा कोणत्या न कोणत्या प्रसंगाचं वर्णन करण्यात खर्च होतात.
परंतु, आधीपासून अस्तित्वात असलेल्या समस्यांवर तोडगा काढल्याशिवाय बैठकींवर सरसकट बंदी आणल्याने मूळ समस्या फक्त दुसऱ्या जागी लोटल्यासारखं होतं.
रॉजलबर्ग यांनी बैठकींवरील बंदीऐवजी त्यामध्ये सुधारणा करण्याचा मुद्दा मांडला. "बैठकी काढून टाकणं हे उद्दिष्ट नाही. तर, वाईट बैठकींचं उच्चाटन करणं हे उद्दिष्ट आहे." विविध कॉल एकत्र करावेत, जेणेकरून कर्मचाऱ्यांना कामात गती आणण्यासाठी वेळेचे ठोस कप्पे उपलब्ध होतील, असं ते सुचवतात.
"बैठकींचा आकार आणि कालावधी कमी करून कर्मचाऱ्यांना त्यांचा वेळ देणं शक्य असतं. त्यासाठी बैठकींमध्ये बदल करणं आणि त्या अधिक परिणामकारक व्हाव्यात यासाठी परिसंस्थेत बदल करणं आवश्यक असतं. निव्वळ एखाद्या दिवशी त्यांच्यावर बंदी घालणं पुरेसं नाही."
हे वाचलंत का?
या लेखात सोशल मीडियावरील वेबसाईट्सवरचा मजकुराचा समावेश आहे. कुठलाही मजकूर अपलोड करण्यापूर्वी आम्ही तुमची परवानगी विचारतो. कारण संबंधित वेबसाईट कुकीज तसंच अन्य तंत्रज्ञान वापरतं. तुम्ही स्वीकारण्यापूर्वी सोशल मीडिया वेबसाईट्सची कुकीज तसंच गोपनीयतेसंदर्भातील धोरण वाचू शकता. हा मजकूर पाहण्यासाठी 'स्वीकारा आणि पुढे सुरू ठेवा'.
YouTube पोस्ट समाप्त
(बीबीसी न्यूज मराठीचे सर्व अपडेट्स मिळवण्यासाठी आम्हाला YouTube, Facebook, Instagram आणि Twitter वर नक्की फॉलो करा.
बीबीसी न्यूज मराठीच्या सगळ्या बातम्या तुम्ही Jio TV app वर पाहू शकता.
'सोपी गोष्ट' आणि '3 गोष्टी' हे मराठीतले बातम्यांचे पहिले पॉडकास्ट्स तुम्ही Gaana, Spotify, JioSaavn आणि Apple Podcasts इथे ऐकू शकता.)
