ऑफिस मीटिंग्जमध्ये तुमचा भरपूर वेळ वाया जातो का?

ऑफिसमध्ये बराच वेळ चालणाऱ्या बैठका आणि त्यामुळे येणारा ताण किती त्रासदायक असतो, फिलिस हार्टमॅन यांना चांगलंच ठाऊक आहे.

त्यांच्या पूर्वीच्या 'एचआर'च्या नोकरीत मॅनेजर इतक्या बैठका घ्यायचे की लोकांना झोप यायची किंवा मग ते बैठकीला मुद्दाम उशीरा यायचे.

रोजचे अनेक तास या निरर्थक बैठकांमध्ये घालवल्यानंतर हार्टमॅन काम संपवण्यासाठी ओव्हरटाईम करायच्या आणि हेच नेहमीचच होऊन बसलं होतं.

हार्टमॅन म्हणतात, "जितके तास काम करायला हवं, मी त्याहून जास्त काम करायचे."

त्या पेन्सिल्वेनियातील पिट्सबर्गमध्ये पीजीएचआर कंसल्टिंगच्या संस्थापक आणि अध्यक्ष आहेत. त्या सोसायटी फॉर ह्युमन रिसोर्स मॅनेजमेंटच्या विशेषज्ज्ञ पॅनलिस्टदेखील आहेत.

कार्यालयीन बैठकांमुळे हताश झालेल्यांमध्ये हार्टमॅन एकट्या नाहीत. अमेरिकेत रोज 1.10 कोटी ते 5.50 कोटी बैठका होतात. यात कंपनीच्या बजेटपैकी 7 ते 15 टक्के रक्कम खर्च होते.

अशा बैठकांवर कर्मचारी आठवड्यातले कमीत कमी 6 तास खर्च करतात. तर मॅनेजर पदावरील व्यक्ती जवळपास 23 तास खर्च करतात.

निर्णय घेण्यासाठी आणि रणनीती आखण्यासाठी बैठका गरजेच्या असतात. मात्र, काही कर्मचाऱ्यांसाठी हा दिवसातला वाया गेलेला वेळ असतो.

पैसा आणि वेळेचा अपव्यय

अशा बैठकांमुळे शेकडो अरब डॉलर्सचं नुकसान तर होतंच. शिवाय, निरर्थक बैठकांनंतर कामात पुन्हा लक्ष घालण्यातही कर्मचाऱ्यांना वेळ लागतो.

संघटनात्मक मानसशास्त्रज्ञ याला "मिटिंग रिकव्हरी सिन्ड्रोम (MRS)" म्हणतात. औपचारिक नोकरी करणारे जवळपास सर्वच जण यातून जात असतात.

बैठकीनंतर थकवा जाणवतो. हा थकवा सोडून देण्यासारखा नाही तर याचे गंभीर परिणाम होऊ शकतात आणि म्हणूनच त्याची दखल घेतली पाहिजे, असं मानसशास्त्रज्ञांना वाटतं.

मिटिंग रिकव्हरी सिन्ड्रोम एखाद्या कंपनीची दक्षता आणि कर्मचाऱ्यांचं हित याच्याशी संबंधित असतो. मानसशास्त्रज्ञांनीदेखील याची कारणं आणि उपचार शोधायला सुरुवात केली आहे.

उटाह विद्यापीठातील प्राध्यापक जोसेफ ए एलन म्हणतात की कर्मचारी निरर्थक बैठकांमध्ये भाग घेतात तेव्हा त्यांचा मेंदू उगाच काम करत असतो.

बैठक लांबली तर सहनशीलता कमी होऊ लागते. बैठकीमध्ये कर्मचाऱ्यांना रस उरत नाही. अशावेळी ती बैठक एकतर्फी व्याख्यान होऊन जाते.

असं वारंवार झाल्यास कर्मचाऱ्याच्या उत्पादकतेवर वाईट परिणाम होतो.

सततच्या बैठकांमुळे फरक पडतो का?

1989 साली डॉ. स्टीवन हॉबफोल यांनी स्रोत रक्षणाच्या सिद्धांतावर भर दिला होता. हा सिद्धांत असं सांगतो की मनुष्याच्या स्रोतांना धोका निर्माण होतो किंवा ते संपू लागतात तेव्हा मानसिक ताण येतो.

स्रोत कमी होऊ लागले की मनुष्य ते वाचवण्याची धडपड करतो. ऑफिसमधल्या काही कर्मचाऱ्यांचे महत्त्वाचे स्रोत त्यांचं लक्ष, सतर्कता आणि प्रेरणा हे असतात.

बैठकांनंतर त्यांची उत्पादकता अचानक कमी होते. याचं कारण म्हणजे लांबलचक बैठकांमुळे आलेल्या ताणातून बाहेर यायला त्यांना वेळ लागतो.

कुठल्याही व्यक्तीला मेंदुला एका कामातून दुसऱ्या कामाकडे वळवावं लागतं. एलन म्हणतात की आपण स्वतःला एका कामापासून बाजूला करून मानसिक ऊर्जेचा मोठा भाग पुढच्या कामात खर्च करायला हवा.

"आपली ऊर्जा आधीच खूप कमी झालेली असेल तर पुढच्या कामात मन लावणं अधिक अवघड होऊन बसतं."

"हताश करणाऱ्या बैठकांनंतर लोकांना इंटरनेटवर वेळ घालवणं, कॉफी प्यायला जाणं, इतर कर्मचाऱ्यांना थांबवून त्यांना मिटिंगबद्दल सांगणं आवडतं."

बैठकीमुळे येणारा ताण घालवण्याची प्रत्येकाची क्षमता वेगवेगळी असते. काही लोक या ताणातून लवकर बाहेर पडू शकतात. तर काही जण दिवस संपेपर्यंत त्यातून बाहेर पडू शकत नाहीत.

एलन यांच्या अंदाजानुसार सामान्य बैठकांमुळे येणाऱ्या ताणातून बाहेर पडण्यासाठी 10 ते 15 मिनिटं लागतात. मात्र, मिटिंग रिकव्हरी सिंड्रोम असल्यास या ताणातून बाहेर पडण्यासाठी 45 मिनिटं लागू शकतात.

एखाद्या कर्मचाऱ्याला अर्ध्या-अर्ध्या तासाने वेगवेगळ्या बैठकांमध्ये सहभागी व्हाययचं असेल, तर अशावेळी परिस्थिती अधिक चिघळते.

एका पाठोपाठ एक निरर्थक बैठकांमध्ये भाग घेऊन शेवटी कर्मचाऱ्याची उत्पादकात संपलेली असते.

'बैठका छोट्या असाव्या'

एलन यांनी जोसेफ म्रोज आणि नेब्रास्का ओमाहा विद्यापीठात त्यांच्या सहकाऱ्यांसोबत एक अहवाल तयार केला आहे.

यात MRS पासून बचावासाठीचे प्रभावी उपाय आणि ऑफिसमध्ये काय करावं आणि काय करू नये, याची संक्षिप्त चेकलिस्ट नमूद करण्यात आली आहे.

म्रोज आणि त्यांच्या टीमने ही चेकलिस्ट तयार करण्यासाठी 200 शोध निबंधांचा अभ्यास केला आहे. त्यांच्याकडे आता MRSवर आधुनिक उपचार पद्धती आहे.

म्रोज म्हणतात आपण सर्वप्रथम स्वतःला विचारायला हवं की आपण घेणार आहोत त्या बैठका खरंच गरजेच्या आहेत का?

अजेंड्यावर असलेल्या गोष्टी सहज समजू शकत असतील किंवा केवळ माहिती द्यायची असेल तर फक्त एक ई-मेल करून ती माहिती सर्व कर्मचाऱ्यांना देता येईल.

म्रोज म्हणतात, "दुसरी महत्त्वाची गोष्ट म्हणजे बैठक जितकी छोटी असेल तेवढं उत्तम."

"कर्मचाऱ्यांकडे तात्काळ देण्यासाठीचं इनपुट नसेल तर ते नंतरही बघितलं जाऊ शकतं. त्यांना तासभर चाललेल्या बैठकीत बसवून ठेवण्याची गरज नाही."

नॉर्थ कॅरोलिना विद्यापीठातील प्राध्यापक क्लिफ स्कॉट म्हणतात की कर्मचाऱ्यांना एकत्रितपणे एखाद्या बैठकीसाठी बोलावतात तेव्हासुद्धा अशा बैठका त्यांच्यासाठी कंटाळवाण्या असतात.

निरर्थक बैठकांनंतर भावना जाहीर करणं, तक्रारी करणं आणि नंतर पुन्हा कामात लक्ष लावण्यात कर्मचाऱ्यांचा बराच वेळ खर्च होतो. हे MRSमुळे होणारं मुख्य नुकसान आहे.

हळूहळू कर्मचाऱ्यांना अशा बैठकांमध्ये बसणं बांधून ठेवल्यासारखं वाटू लागतं. मिटिंग रिकव्हरी सिन्ड्रोम असणाऱ्यांना वाया जाणारा वेळ अपमानकारक वाटू लागतो.

बैठका घेताना घ्यावयाची काळजी

हार्टमॅन यांना म्रोज यांचे उपाय प्रभावी वाटतात. या उपायांमुळे त्यांना त्यांच्या कार्यालयातील अनावश्यक बैठकांचं ओझं कमी करण्यात मदत मिळाली आहे.

आता त्या ज्या बैठका बोलावतात त्यात केवळ आवश्यक तेवढेच कर्मचारी असतात आणि ज्या-ज्या विभागांच्या कर्मचाऱ्यांची गरज आहे त्या सर्व विभागातून कर्मचारी असतात. बैठकीत कुठलाही निर्णय घेण्याआधी ते जाणकार नसलेल्या व्यक्तींकडूनही इनपुट घेतात.

हार्टमॅनसारखे मॅनेजर आपल्या सहकाऱ्यांकडून अधिक पाठिंबा आणि सहकार्य मिळवू शकतात. मात्र, बैठकांना रुळावर ठेवण्याची जबाबदारी एकट्या मॅनेजरची नसते.

म्रोज म्हणतात की बैठकीत सहभागी होणाऱ्या कर्मचाऱ्यांचा दृष्टीकोन नकारात्क असेल तर ते नियोजित बैठकांनाही रुळावरून खाली खेचू शकतात.

उपस्थित असलेले इतर कर्मचारी अशा लोकांच्या विचारांशी सहमत होत असतील तर तक्रारीचं चक्र सुरू होतं. अशावेळी सर्व कर्मचाऱ्यांना पुन्हा रुळावर आणणं लीडरसाठी अवघड होतं.

एखाद्या कंपनीने एलन आणि म्रोज यांचे सर्व 22 उपाय अंगिकारले तर बैठकांची संख्या बऱ्यापैकी कमी होईल. बैठका छोट्या असतील तर त्यात कर्मचाऱ्यांचा सहभाग वाढेल.

भविष्यात मिटिंग रिकव्हरी सिन्ड्रोमवर हाच उपाय असेल, असं जाणकारांना वाटतं.

एकावेळी एकच बैठक

MRSपासून बचावाचे कुठलेच उपाय अजून प्रयोगाद्वारे सिद्ध झालेले नाहीत. तरीदेखील काही युक्त्यांमुळे नकारात्मक मूडही सकारात्मक करता येतो, असा एलन यांचा दावा आहे.

हे खूप सोप आहे. अशी ठिकाणं शोधा जिथे तुम्हाला आनंद मिळतो. तिथे जा आणि तिथून आल्यावर थेट कामाला लागा. यामुळे रिकव्हरीचा वेग वाढेल.

"द सरप्राइजिंग सायन्स ऑफ मिटिंग्ज" या पुस्तकाचे लेखक स्टिव्हन रोगेलबर्ग म्हणतात की टीम लीडर कर्मचाऱ्यांच्या बहुमूल्य वेळेचा रक्षक असतो.

त्यात कर्मचाऱ्यांची सहनशीलता आणि संभाव्य धोके ओळखण्याचं कसब असेल तर टीम लीडर मर्यादित वेळेत त्यांना मिटिंग रिकव्हरी सिन्ड्रोमपासून वाचवू शकतो.

एलन यांच्या मते बैठकांबाबत लवचिक धोरण हे कंपनीसाठी सर्वाधिक गरजेचं आहे. कर्मचाऱ्यांच्या वेळेला प्राधान्य देऊन कंपन्या समस्येचं मूळच उपटू शकतात.

एलन म्हणतात, "आपल्याला सामाजिकरणाची हजारो वर्ष जुनी स्क्रीप्ट आणि बैठकांना दुःखाचं ठिकाण माननं बंद करावं लागेल. बैठक असं ठिकाण असायला हवं जिथून काहीतरी मिळेल."

"तुम्ही असाहाय्य नाही आणि यावर उपचार आहेत, हे लोकांना पटवून द्यायला हवं."

"ज्या काही गोष्टी तुम्हाला पूर्वीपासून माहिती आहेत त्या तुमच्या कार्यालयीन जीवनाला उत्तम बनवू शकतात. तेव्हा एकावेळी केवळ एकच मिटिंग घ्या."

हे वाचलंत का?