"І тут телефон впав у ванну". Як це - працювати з дому під час карантину

"Минулого тижня під час відеонаради у колеги за спиною ходив її напівоголений хлопець", - розповідає консультант із комунікацій Джейсон Ніссе.

Цей приклад добре ілюструє підводні камені відеоконференцій - технології, до якої тисячі людей звикають, намагаючись працювати вдома.

Деякі ситуації справді потребують радикальної допомоги.

Приміром, працівник фінансової служби однієї компанії отримав на корпоративну пошту таке попередження: "Монітор вашого комп'ютера проглядається, і ми всі можемо бачити, як між пошуковими запитами ви дивитесь порно".

Сервіси для телеконференцій, такі як Zoom, Microsoft Teams та Google Meet, повідомляють про різке збільшення кількості користувачів.

Для багатьох із нас це абсолютно новий спосіб роботи, до якого треба адаптуватись.

Чи всі мене чують?

Якість зв'язку, технічні проблеми і, звичайно ж, невправність користувачів додають сум'яття під час відеонарад.

Переконавшись, що всі розуміють, як працює програма, можна заощадити величезну кількість часу.

Крім того, деякі керівники усвідомили, що до участі у нарадах часто залучають персонал, якому насправді не потрібно там бути.

А скорочення кількості учасників відеоконференції зменшує рівень небажаного шуму.

Один важко дихає, інший чмихає або кашляє, гавкає собака або дзвонять у двері - усі ці неприємні додаткові звуки можна прибрати, вимкнувши мікрофон.

Ось ще один приклад не дуже приємної ситуації.

"Якось клієнт розмовляв зі мною у ванній, і я чув плескіт води і стукіт крану. Потім він зрозумів, що мікрофон увімкнений, і телефон вислизнув у нього з рук у ванну. У мене в слухавці з'явилося дзюрчання, булькання і хлюпання. Клієнт вистрибнув з ванни, щоб взяти інший телефон, послизнувся та впав зі сходів", - згадує Ніл Хендерсон з Zurich Insurance.

Хто модератор?

Під час онлайн-наради варто призначити відповідального за її організацію. Це має бути людина, яка може перевести розмову у необхідний напрямок, коли, приміром, дискусія "скотилась" до забезпечення офісу туалетним папером.

Стів Паркс із цифрового агентства Convivio каже, що це нагадує роботу модератора ток-шоу.

"Він відповідає за таймінг, розподіл дискусії між "гостями", запитання до аудиторії, темп та динаміку процесу", - говорить він.

Теле- та радіопродюсери завжди працюють за цим принципом, вибудовуючи програми. Кожне питання має свої часові межі, мету та можливі додаткові моменти, які треба розглянути.

Доцільно скласти порядок денний заздалегідь та ознайомити з ним учасників. Це та дотримання часового ліміту допомагає краще організувати зустріч та не перетворити її на балаган.

"Під час звичайного спілкування люди іноді говорять одночасно. Але в режимі відеоконференції це неможливо, тому що розмова перетворюється на нерозбірливий гомін. А поганий зв'язок загострює проблему", - розповідає Кріс Херст, виконавчий директор медіа-компанії Havas Global, яка працює дистанційно від початку спалаху коронавірусу в Китаї.

"Крім того, наше спілкування - здебільшого невербальне. А під час відеоконференцій це зазвичай втрачається, тому модератор має постійно про це пам'ятати", - пояснює пан Херст.

Вигляд у кадрі

Не забувайте, що відеонарада - частина робочого процесу, і в кадрі ви маєте виглядати охайно і пристойно, принаймні, верхня частина тіла.

Оператор BBC Трейсі Ленгфорд рекомендує поставити ноутбук на стос книг - так, щоб він був на рівні очей.

"Погляд вниз справляє не дуже приємне враження, - зазначає вона. - Тому не забувайте дивитись на верхню частину екрана - туди, де розміщена камера, а не на сам екран".

Кілька слів про освітлення.

Трейсі радить розмістити джерело світла трохи вище обличчя: "Не варто одну частину обличчя освітлювати з вікна, а іншу - за допомогою внутрішнього світла. Оберіть щось одне", - каже вона.

Подумайте також про інтер'єр у кадрі за вашою спиною. Неприбране ліжко, сушарка для одягу або засоби для миття у ванній кімнаті виглядають дивно і псують бізнес-атмосферу.

Але комічні та іноді абсурді ситуації під час відеонарад мають і користь, говорить Бен Тодд з Rolls Royce.

"Я не проти сторонніх звуків. Люблю слухати, як граються діти, працює телевізор або гавкає собака. Це нагадує про те, що всі ми - люди", - говорить він.

Мелінда де Бур, директорка з комунікацій одного зі світових брендів, погоджується: "Багато разів мої колеги бачили, як я кидала суворі погляди на моїх двох синів, що вештались у кімнаті, де я намагалася працювати через Skype. Колеги кажуть, що щоразу самі лякалися, шкода, що з дітьми це не дуже працювало!"

Суспільний резонанс

Через карантин довелось відмовитись від корпоративних п'ятничних посиденьок у пабі.

Проте багато компаній кажуть, що намагаються підтримувати нормальне щоденне спілкування між колегами і отримувати задоволення від роботи.

Приміром, британська компанія Etch під час обідньої перерви проводить вікторини для клієнтів і працівників, а також організувала віртуальний кіноклуб і заняття йогою. Інші компанії розповідають, як вони обідають "разом" - при цьому кожен сидить за столом у себе вдома.

Якщо ж відеоконференції - не ваш стиль роботи, то вам не пощастило, вважає Кріс Херст, виконавчий директор медіа-компанії Havas Global.

"Гадаю, що нинішній досвід може стати поштовхом до швидкого та сталого впровадження технологій, що дозволяють нам працювати віддалено щодня", - говорить він.

Хочете отримувати найважливіші новини в месенджер? Підписуйтеся на наш Telegram або Viber!