Що у листуванні псує вашу репутацію

На перший погляд, мої листи звучать ввічливо й по-дружньому. Та якщо придивитися уважніше, в них багато зайвого: вибачення без потреби, смайлики, знаки оклику і навіть "поцілунки" наприкінці.

Мені здається, що так я виглядаю відкритою і привітною. Але експерти застерігають: саме ці дрібниці можуть непомітно знижувати рівень серйозності, з яким вас сприймають на роботі.

Кар'єрна коучка Ханна Салтон і експерт з етикету Вільям Генсон пояснюють, чому ми так пишемо, як це впливає на ставлення колег — і чому через це можуть страждати кар'єрні перспективи.

Чи не переборщили ви з пунктуацією?

"Щиро дякую" — скільки разів ви писали це в діловому листі й вагалися, який знак поставити? Кома здається надто м'якою, а крапка — холодною й різкою.

"Знаки оклику передають позитив і ентузіазм", — пояснює Ханна.

За даними досліджень, жінки використовують їх утричі частіше за чоловіків. Причина — у страху здатися надто прямими: жінок частіше критикують за різкість, називаючи "владними" або іншими гендерно негативними словами.

Один знак оклику — не проблема. Але їх надлишок може зіграти проти вас, застерігає експертка. Такий лист легко сприйняти як нещирий або як спробу приховати невпевненість — і зрештою це підриває довіру.

Смайлики і поцілунки: де межа

Передати емоції в листуванні непросто: без інтонації та міміки слова легко неправильно зрозуміти. Саме тому люди часто додають смайлики — щоб показати настрій, тепло.

Втім, застерігає експерт з етикету Вільям Генсон, це може зіграти злий жарт. Один і той самий смайлик різні люди сприймають по-різному.

"Краще покладатися на слова і чітко сформульований текст", — радить він. За його словами, смайлики інколи виглядають інфантильно і можуть створити враження, що ви молодші, менш досвідчені або не надто відповідальні.

А як щодо поцілунків наприкінці листа?

"Я б ніколи не ставив поцілунок, якщо не міг би поцілувати цю людину в щоку в реальному житті", — пояснює Генсон.

Він підсумовує: бути водночас привітним і професійним — цілком можливо без смайликів.

Пом'якшення фраз знижує авторитет

Фрази на кшталт "Просто уточнюю, чи ви мене правильно зрозуміли?" у листуванні можуть звучати так, ніби ви сумніваєтеся в собі.

З часом це формує образ людини, яка вагається і не надто впевнена у своїх рішеннях.

"Для менеджера важливо бути водночас і приємним, і авторитетним. Коли ви не говорите прямо, це легко сприймається як брак компетентності", — пояснює Ханна.

За її словами, надмірні вибачення та надто обережні формулювання послаблюють вашу комунікацію і роблять її менш переконливою.

"Найчастіше це відбувається несвідомо. Ніхто прямо не думає: "ця людина невпевнена", але постійні поступки й обережність створюють саме таке враження", — додає вона.

Що варто прибрати

Експерти радять уважно переглянути свою ділову переписку й прибрати з неї деталі, які можуть непомітно послаблювати вашу позицію.

Зокрема йдеться про:

Чітка мова, спокійний тон і впевнені формулювання працюють краще за будь-які смайлики — і допомагають виглядати професійно без втрати людяності.

Не позбавляйте листи індивідуальності

Ханна та Вільям наголошують: справа зовсім не в тому, щоб повністю прибрати з листів тепло й індивідуальність.

"Особистий стиль важливий, — каже Ханна. — Показувати характер на роботі цілком нормально. Не потрібно фільтрувати кожне слово й перетворювати листи на сухий текст".

Водночас експерти радять не використовувати слова чи символи лише для того, щоб сподобатися або здаватися "зручними".

Практична порада проста: звертайте увагу на листи, які отримуєте самі.

Помічайте, які формулювання звучать упевнено й викликають довіру, а що здається зайвим або нав'язливим.

Це допоможе скоригувати власний стиль, не втрачаючи індивідуальності.