Apakah orang-orang di bagian personalia benar-benar membela kepentingan pegawai?

Sebagai pegawai, kita kerap meyakini bagian personalia ada untuk menopang masalah kita, seperti gaji yang tidak dibayar tepat waktu atau jam kerja yang tidak wajar.

Banyak pekerja sering mengharapkan orang-orang dari bagian personalia akan membela mereka ketika menghadapi situasi yang sulit.

Dalam banyak kasus, pegawai tidak memiliki orang lain untuk berpaling ketika menghadapi masalah di tempat kerja.

Menyelesaikan masalah lewat bagian personalia terasa seperti pilihan yang lebih aman daripada membicarakan masalah secara langsung dengan atasan. Ini juga dinilai pilihan yang lebih proaktif ketimbang mengeluh sejawat yang tepercaya.

Pada saat yang sama, bagian personalia memiliki masalah citra. Sebuah penelitian menunjukkan, 70% pegawai tidak mempercayai departemen personalia mereka.

Baca juga:

Anda dapat menemukan banyak karyawan yang merasa sangat dirugikan oleh pekerja bagian personalia. Beberapa pembicaraan di internet mengungkap kegagalan departemen sumber daya manusia (SDM).

Namun ada pula pegawai yang menyerah berhubungan dengan bagian personalia lalu menuntut mereka. Pada tahun 2020 jumlah putusan terkait sengketa industrial di Amerika Serikat mencapai rekor tertinggi.

Jika kita menilai orang-orang di departemen personalia adalah pegawai yang gagal, kita merasa tidak bijaksana untuk memercayai mereka terkait persoalan pekerjaan yang rumit.

Faktanya, masalah muncul saat ekspektasi kita terhadap bantuan bagian personalia dan tugas faktual mereka tidak sejalan.

Jika pegawai mungkin menilai bagian SDM harus memperbaiki kesalahan di tempat kerja, pimpinan perusahaan mungkin justru berpikir bahwa orang-orang di divisi personalia bertugas melindungi organisasi.

Dalam konteks ini, apakah ada kesalahpahaman bagi karyawan yang menganggap bahwa SDM ada untuk membantu mereka?

Kalah dalam pertempuran?

Tipikal kunjungan seorang pegawai ke departemen SDM mungkin dimulai seperti ini: masalah sudah muncul di tempat kerja, dibiarkan dan ketika si pekerja tak dapat menanggungnya lagi, mereka datang ke bagian personalia.

Perusahaan sering memberi tahu pegawai baru bahwa departemen SDM ada untuk mereka. Konsekuensinya, karyawan percaya bahwa jika mereka berpaling kepada bagian personalia, masalah mereka akan didengar dan diselesaikan.

Asumsi itu adalah bukti kesalahpahaman yang terjadi, menurut Gena Cox, psikolog organisasi yang berbasis di Florida, AS.

"Pegawai beranggapan bahwa fungsi SDM adalah untuk mendukung karyawan. Itu sangat kontras dengan apa yang akan dikatakan oleh seorang pemimpin perusahaan, dan juga sangat kontras dengan kenyataan tentang bagaimana bagian SDM menghabiskan waktu mereka.

"Tidak ada satupun peran dalam departemen SDM seperti yang saat ini didefinisikan, yaitu bahwa mereka 100% ada untuk karyawan," kata Cox.

Fungsi paling jelas dari departemen SDM adalah merekrut, memecat, dan membayar pegawai. Di luar tugas ini, perusahaan memiliki sejumlah opsi tentang apa yang dapat menjadi fokus kerja bagian personalia.

Menurut David D'Souza, penasehat bagian personalia Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), London, "divisi ini dibentuk untuk membantu perusahaan mencapai ambisi dengan cara membantu pegawai-pegawai yang unggul.

Pada dasarnya, ini berarti mendukung pertumbuhan karyawan, membuat orang merasa positif, dan efektif dalam pekerjaan mereka serta membangun rasa komitmen terhadap perusahaan.

Namun Steve Browne, pimpinan personalia pada jaringan restoran yang berbasis di Ohio, menilai beberapa departemen personalia terlalu fokus pada aspek hukum dari peran mereka. Dengan kata lain, mereka membela perusahaan agar tidak dituntut.

"Banyak profesional di bidang SDM sangat literal," kata Browne, yang mengelola perusahaan dengan lebih dari 1.000 pegawai.

"Bagian SDM mempelajari aturan, undang-undang, peraturan dan begitulah cara mereka menjalankan SDM," tuturnya.

Baca juga:

Dalam perusahaan dengan model personalia seperti ini, mengarahkan pegawai yang tidak bahagia ke departemen SDM bukan cara untuk menyelesaikan masalah secara adil. Sebaliknya, ini lebih merupakan cara untuk mengurangi potensi ancaman.

Artinya, ketika perselisihan muncul, bagian personalia sering memposisikan diri di antara memberikan hasil yang diinginkan karyawan dan hasil yang didamba perusahaan.

Divisi personalia yang berfokus mempertahankan pegawai, staf yang mengangkat masalah di tempat kerja mungkin akan mendapatkan respons proaktif dan suportif.

Namun, jika bagian personalia condong ke arah manajemen di perusahaan, karyawan mungkin memiliki sedikit peluang untuk mendapatkan hasil yang mereka cari.

Pegawai yang menceritakan persoalannya kepada departemen SDM akan terkejut saat mengetahui bahwa pada akhirnya, mereka kalah dalam pertempuran, kata Gena Cox.

Mengangkat masalah kepada mereka bahkan bisa memicu persoalan baru.

"Begitu Anda masuk ke departemen personalia, Anda harus memutuskan, apakah ini masalah yang cukup besar sehingga saya bersedia mengambil potensi dibalas oleh perusahaan," ujar Cox.

Hubungan kunci

Salah satu faktor kunci dalam menentukan bagaimana departemen SDM dijalankan dan apa yang dapat ditawarkannya kepada karyawan adalah hubungan antara SDM dan kepemimpinan perusahaan.

"Orang-orang di bagian ini berperan kunci dalam memastikan perusahaan memiliki budaya yang sehat, tapi mereka hampir tidak mungkin melakukannya secara terpisah, terutama jika Anda memiliki pimpinan yang cenderung konfrontatif," ujar D'Souza.

Sikap pimpinan menentukan persoalan yang dapat diselesaikan divisi personalia. Cox berkata, dalam perusahaan yang baik, kepala personalia melapor langsung ke direktur, bukan kepala operasional.

Dalam perusahaan terbaik, pekerjaan departemen ini disetarakan dengan divisi lain yang berperan dalam bidang penjualan atau teknis.

Namun, di banyak perusahaan hal ini tidak terjadi.

Riset Sage tahun 2021 mengungkap 59% pemimpin perusahaan mengakui bahwa SDM mereka tidak memainkan peran utama. Adapun, 54% kepala personalia SDM setuju bahwa mereka tidak memiliki kuasa mendefinisikan budaya perusahaan.

Artinya, menurut Cox, ketika menyangkut masalah sosial yang mendarah daging seperti keragaman dan inklusi, divisi personalia di beberapa perusahaan tidak memiliki kekuatan untuk mengatasinya.

Faktor lain juga dapat mencegah bagian personalia melakukan peran yang diharapkan banyak pegawai.

Seorang manajer yang memiliki bawahan, misalnya, berperan penting dalam mengelola pegawai dan menangani masalah sebelum bidang personalia terlibat secara serius.

Namun pada kenyataannya, banyak manajer gagal memainkan peran itu. Studi menunjukkan, setengah dari karyawan yang diteliti tidak bisa mengatakan apa yang mereka inginkan kepada manajer mereka.

D'Souza menilai, menyerahkan semua masalah ke bagian personalia merupakan sebuah kesalahan karena mendevaluasi tujuan departemen itu.

"Bagian personalia memiliki fungsi strategis, terkait budaya perusahaan, tentang bagaimana orang direkrut dan memajukan pegawai serta membuat kinerja mereka optimal. Tugas itu kerap ditarik ke hal-hal kecil yang transaksional," ujar D'Souza.

Itikad baik dan tren positif

Jadi, apa artinya ini bagi karyawan dengan masalah tempat kerja yang sulit?

Cox menyarankan pekerja yang berhubungan baik dengan atasan untuk membangun pengaruh yang dapat mereka gunakan untuk memecahkan masalah mereka. Ini, kata dia, demi menghindari urusan dengan bagian personalia.

"Departemen SDM bukanlah jaminan apa pun. Merek adalah komplikasi tambahan," kata Cox.

"Jika Anda berurusan terlebih dahulu dengan apa yang dapat Anda kendalikan, itu berarti membangun hubungan positif dengan manajer Anda, yang merupakan permainan jangka panjang yang Anda mainkan dari waktu ke waktu.

"Dan jika Anda tidak mendapatkan yang Anda butuhkan, Anda mungkin harus pergi ke bagian personalia, tapi Anda perlu tahu bahwa itu mungkin bukan solusi," tuturnya.

Baca juga:

Jika seorang pegawai perlu mendekati bagian personalia saat menghadapi persoalan kerja, D'Souza menyarankan karyawan itu untuk membuat catatan tentang apa yang terjadi.

Dia berkata, si pegawai juga perlu mendokumentasikan waktu, setiap pernyataan dan orang yang mengatakannya, serta efek dari pendekatan ini.

Dia mengatakan, "itu adalah hal-hal utama yang dibutuhkan tim personalia untuk dapat menganggap persoalan itu serius dan mengatasinya."

D'Souza juga menyarankan setiap pegawai untuk mendekati departemen SDM dengan itikad baik.

Dia percaya, bagian ini sering menangani masalah secara efektif dan diam-diam. Artinya, kata dia, ada banyak cerita positif yang tidak terdengar tentang divisi personalia.

"Akan ada banyak contoh tim SDM yang diam-diam dan efektif mendukung orang melalui keadaan yang sangat sulit," katanya.

Browne mengatakan, dia dan timnya menghabiskan banyak waktu berbicara dengan pegawai untuk mendahului dan mengatasi masalah. Itu berarti, dia mengambil sikap non-defensif untuk dituntut oleh karyawan.

"Saya memiliki hubungan yang baik dengan seorang pengacara jika saya membutuhkan mereka, tetapi jika kami terus bekerja dengan orang-orang kami dengan kemampuan terbaik kami, kemungkinan orang benar-benar mengambil tindakan berkurang."

Bahkan dalam tim SDM yang berpusat pada orang seperti Browne, karyawan harus realistis. Ketika masalah muncul, tim SDM tidak bertindak sebagai teman atau berada di pihak Anda. Sebaliknya, mereka harus bersikap profesional.

Menurut pedoman CIPD, bagian personalia perlu menjunjung tinggi standar etika dan hukum, dan memperlakukan orang dari semua sisi masalah dengan hormat dan adil.

Dalam situasi yang kompleks, mengerjakan prosedur yang tepat untuk memastikan konflik diselesaikan dengan benar dapat menjadi proses yang panjang yang membutuhkan percakapan, negosiasi, dan dukungan berkelanjutan untuk banyak anggota staf.

Namun ada kabar baik. Saat ini, lebih baik ketimbang periode sebelumnya, perusahaan sadar bahwa menghargai karyawan sebagai individu yang kebutuhannya penting merupakan hal krusial.

Studi terbaru menunjukkan bahwa setelah pandemi Covid-19, pencari kerja sangat mencari jenis lingkungan kerja yang mengandalkan tim SDM yang berpusat kesejahteraan pegawai.

Simmy Grover, psikolog organisasi dan akademisi di UCL London, mengatakan bahwa sikap perusahaan terhadap SDM berubah sejalan dengan harapan ini.

"Perusahaan memahami pentingnya mengatasi persoalan yang dialami pegawai. Begitu mereka menyadari bahwa terdapat bagian SDM yang berfokus pada urusan staf, orang-orang ini dapat mengatasi permasalahan dengan baik," kata Grover.

"Terutama jika perusahaan memberikan kewenangan dan sumber daya bagi bagian SDM. Mereka paham pegawai mana yang mungkin tidak akan bekerja optimal," tuturnya.

Meski banyak perusahaan kini menuju perubahan, pegawai masih perlu mengingat bahwa tugas divisi personalia lebih dari sekadar menawarkan simpati dan dukungan.

Jadi, mendapatkan dukungan dari rekan sejawat barangkali tetap opsi yang perlu dipertahankan.

--

Versi bahasa Inggris dari artikel ini, Is HR ever really your friend? bisa Anda simak di laman BBC Worklife.