Sering telat memenuhi tenggat waktu, salah perencanaan atau adakah faktor lain?

Dari jurnalis hingga perencana kota besar, orang-orang di seluruh dunia sering gagal memenuhi tenggat waktu. Apa yang menyebabkan hal itu terjadi?

"Saya suka tenggat waktu. Saya suka kehebohan saat momen itu akhirnya lewat," ujar mendiang penulis Inggris, Douglas Adams, sambil berkelakar.

Sebagian besar dari kita pernah merasa tergesa-gesa saat berjuang menyelesaikan tugas.

Setidaknya sebagian besar keterlambatan kita tidak menyebabkan kerugian nasional, tetapi tenggat waktu yang terlewat telah menyebabkan "wajah merah" dalam berbagai kesempatan.

Pertimbangkan Gedung Opera Sydney. Pemerintah Australia memulai proyek tersebut pada tahun 1958, dengan target penyelesaian pada tahun 1963.

Namun proyek itu tidak dibuka hingga 1973 -atau terlambat 10 tahun- dengan biaya tambahan yang sangat besar.

Contoh terkemuka lainnya termasuk Jembatan Hong Kong-Zhuhai-Macao, Bandara Willy Brandt di Berlin, dan kereta api berkecepatan tinggi HS2 Inggris yang banyak dielu-elukan, yang penyelesaian pembangunannya tujuh tahun di belakang target.

Mengapa kita begitu buruk dalam mematuhi jadwal?

Kita tidak bisa hanya menyalahkan kemalasan atau kebiasaan menunda, karena dalam banyak kasus, karyawan bekerja dengan produktivitas penuh.

Alih-alih, para psikolog cenderung mengatakan hal itu disebabkan kekhasan kognitif yang disebut kekeliruan perencanaan, yang membuat kita secara konsisten meremehkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Hasilnya adalah bahwa tenggat waktu asli cacat sejak awal.

Apakah Anda mengelola proyek profesional yang kompleks, atau hanya mencoba merenovasi rumah Anda, pemahaman tentang kekeliruan perencanaan akan membantu Anda memenuhi tenggat waktu.

Konsep kekeliruan perencanaan pertama kali diperkenalkan oleh psikolog dan ekonom pemenang Hadiah Nobel, Daniel Kahneman dan koleganya Amos Tversky pada 1970-an, yang terinspirasi oleh kebiasaan rekan-rekan mereka.

Mereka terkejut ketika melihat kolega mereka secara rutin meremehkan berapa lama proyek akan selesai bahkan setelah mereka kehilangan banyak tenggat waktu pada proyek serupa di masa lalu.

Mereka tidak belajar dari kesalahan mereka.

Survei mengkonfirmasi bahwa kekeliruan perencanaan sangat umum. Di sekolah-sekolah dan universitas, hal itu dapat dilihat di antara staf dan siswa.

Dalam dunia Teknologi Informasi, survei menunjukkan proyek yang memenuhi tenggat waktu awal mereka jumlahnya kurang dari sepertiga.

Dalam penelitian dan desain industri, proyek yang ada sering memakan waktu sekitar 3,5 kali lebih lama dari yang ditargetkan.

Seperti yang telah dicatat oleh Adams, ini adalah kutukan bagi para penulis: estimasi informal menunjukkan bahwa hingga 90% dari penulis profesional terlambat mengirimkan naskah mereka.

Kekeliruan perencanaan juga dapat membantu kita memahami mengapa orang gagal mengajukan pengembalian pajak tepat waktu tahun demi tahun.

Dalam banyak kasus, kegagalan sebelumnya tampaknya tidak membuat orang berniat memenuhi tenggat waktu di masa depan.

Satu teori mengatakan kekeliruan perencanaan muncul dari kecenderungan kita untuk fokus pada detail spesifik, daripada gambaran besarnya- apa yang disebut Kahneman "mengambil pandangan dari dalam".

Sebagai penulis lepas, misalnya, saya mungkin mulai merencanakan semua orang yang perlu saya hubungi, tulisan-tulisan yang perlu saya baca, dan tempat-tempat yang harus saya kunjungi.

Karena faktor-faktor tertentu akan berbeda dari satu penugasan ke penugasan lain, saya mungkin tidak melihat pengalaman saya sebelumnya yang relevan untuk proyek khusus ini.

Masalahnya adalah bahwa kegagalan kita untuk memenuhi tenggat waktu seringkali berasal dari faktor-faktor yang kurang dapat diprediksi - seperti tugas lainnya yang memecah konsentrasi, kesulitan dalam perjalanan atau mendapatkan sesuatu yang diperlukan, atau penyakit - yang semuanya dapat berkontribusi pada keterlambatan.

Ini adalah jenis-jenis kesulitan yang mungkin menyebabkan kita gagal memenuhi tenggat waktu di masa lalu - dan mengenali fakta itu dapat membantu kita mengatasi masalah serupa di masa depan.

Namun, dengan terlalu berfokus pada perincian yang sangat spesifik dari tugas dan mengabaikan pengalaman masa lalu, kita kerapkali gagal memperhitungkan kemungkinan-kemungkinan itu.

Kecenderungan ini dapat diperburuk oleh "alasan yang memotivasi" - kita sering hanya mempertimbangkan apa yang sesuai dengan tujuan kita dan mengabaikan faktor-faktor lain, untuk membuat kita merasa suatu proyek dapat diselesaikan dengan cepat dan dengan sedikit usaha.

Kita dapat mengatakan kepada diri sendiri bahwa semua pemasok barang akan lebih dapat diandalkan kali ini, atau masalah transportasi tidak akan terulang lagi karena kita ingin merasa yakin bahwa suatu proyek akan berjalan lebih lancar.

Sementara itu, ada pula bisnis yang kerap memberi imbalan pada tenggat waktu singkat yang tidak realistis, yang sering terjadi pada bidang Teknologi Informasi.

"Ini bisa jadi ada hubungannya dengan kebutuhan untuk menjadi kompetitif, untuk mendapatkan kontrak, dan dengan demikian menekan biaya saat tender," kata Kevin Thomas di University of Bournemouth di Inggris.

Perhatikan bahwa ini tidak selalu melibatkan penipuan yang disengaja: berkat motivasi semacam itu, orang bisa dengan mudah membodohi diri mereka sendiri daripada secara sadar menyadari mereka akan merugikan klien.

Pemahaman tentang kekeliruan perencanaan dapat menjelaskan mengapa upaya terbaik untuk mengelola waktu terkadang menjadi bumerang.

Dalam sebuah studi tahun 2003, sekelompok mahasiswa Kanada diminta untuk membuat rencana rinci untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, seperti belanja Natal.

Di luar ekspektasi, perkiraan waktu mereka bahkan lebih tidak realistis daripada orang yang belum menyusun jadwal.

Masalahnya adalah mereka fokus pada tugas-tugas yang spesifik dan gagal mempertimbangkan berbagai gangguan yang dapat terjadi.

Rencana terperinci mereka hanya memberi rasa aman yang palsu.

Jika Anda ingin membuat rencana yang lebih realistis, Anda juga harus memperhatikan pengalaman sebelumnya dan menahan godaan untuk mengabaikan masalah-masalah yang mungkin terjadi. (Jika Anda belum mengalami proyek semacam ini sendiri, lihat pengalaman orang lain yang sudah mengerjakannya).

Keadaannya mungkin tidak sama - tidak mungkin Anda akan menghadapi tantangan yang sama persis kali ini - tetapi pengalaman-pengalaman sebelumnya ini dapat membantu Anda menetapkan perkiraan yang lebih baik tentang waktu penyelesaian sebuah proyek, yang kemudian dapat Anda sempurnakan dengan detail tertentu.

Thomas mengatakan bahwa dia menerapkan strategi ini.

"Saya mencoba untuk tidak memperlakukan tugas saat ini sebagai sesuatu yang unik dari apa yang saya kerjakan sebelumnya," katanya.

Kedengarannya sederhana, tetapi penelitian menunjukkan bahwa dengan mengerjakan itu, Anda dapat benar-benar berhasil memenuhi tenggat waktu.

Anda dapat membaca artikel ini dalam bahasa Inggris,Constantly late with work? Blame the planning fallacy di laman BBC Worklife.