Apakah otak bisa dikelabui agar kita bisa kerja lebih efisien?

Menetapkan tenggat waktu, deadline bukan hal yang mudah bagi saya. Seberapapun waktu yang saya sediakan untuk menyelesaikan sebuah tugas, saya seringkali tetap saja tergopoh-gopoh memenuhi setiap batas waktu.

Saya tahu, ada banyak orang di dunia yang suka menunda-nunda.

Tetapi baru-baru ini saya melakukan percobaan dengan memberikan waktu yang lebih sedikit saat melakukan pekerjaan dengan beban yang sama.

Agar menjadi lebih produktif, dan tak sering menunda-nunda, saya secara sadar membuat deadline yang lebih ketat jika terkait pekerjaan.

Tenggat waktu satu jam sekarang dilakukan dalam 30 menit. Tugas menulis yang memerlukan waktu tiga hari sekarang harus diselesaikan dalam waktu dua setengah hari.

Saya menggunakan alarm kalender untuk mengingatkan kapan melakukan tugas pekerjaan selanjutnya.

Dalam banyak pekerjaan, memperpendek deadline untuk melakukan pekerjaan yang sama akan menjadi cara peningkatan produktifitas, kata Craig Smith, pendiri Trinity Insight, sebuah perusahaan optimalisasi internet di Philadelphia.

Tahun lalu, Smith bereksperimen dengan memotong satu minggu deadline proyek tim 17 pegawai.

Ternyata pegawai lama ini tidak kehilangan waktu tambahan yang diberikan projek ini. “Semakin terbiasa (dengan pekerjaan itu), semakin tinggi Anda menekan deadline,” katanya.

Berkaitan dengan pekerjaan yang prosesnya berulang-ulang (seperti wawancara, penelitian, penulisan dan edit) tetapi tidak untuk pekerjaan yang berkaitan dengan substansi (topik baru setiap waktu) karena hal tidaklah mudah.

Dalam beberapa kasus, dengan hanya menciptakan batasan waktu yang lebih ketat mempermudah produktifitas ketika saya bekerja mengejar deadline.

Tetapi seringkali, saya gagal memenuhi sasaran ini. Misalnya sulit menghindar dari orang yang diwawancara yang suka ngobrol. Sehingga saya merasa gagal ketika pekerjaan dilakukan dalam waktu yang lebih lama.

Pastinya, batas waktu palsu bukanlah konsep baru. Berdasarkan Hukum Parkinson, pemikiran bahwa beban kerja melebar untuk memenuhi seberapapun waktu yang disediakan untuk menyelesaikannya, berasal dari 60 tahun lalu.

Kebalikannya, pekerjaan dapat memakan waktu sesedikit yang Anda sediakan, dapat juga menjadi suatu kebenaran.

Teorinya, ini berarti kita semua seharusnya dapat bekerja cepat memenuhi jadwal harian penuh berisi deadline jangka pendek. Tetapi kita telah melihat hal ini saat diterapkan. Biasanya, tidaklah begitu baik.

Bukan tenggat waktu, tetapi cara menentukannya

Ternyata kemungkinan bukanlah deadline itu sendiri, tetapi tentang cara kita mengelabuhi diri untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa harus tergesa-gesa di saat terakhir. Ada seni dalam menentukan deadline yang lebih pendek, dan hal ini tidaknya sesederhana yang Anda perkirakan.

Terdapat sejumlah keuntungan secara sengaja menentukan deadline pendek dengan benar, kata Bradley Staats, associate professor University of North Carolina Kenan-Flagler Business School saat berbicara dengan saya dalam pembicaraan yang saya alokasikan selama 25 menit (5 menit lebih sedikit dibandingkan yang saya tetapkan di masa lalu.

“Dengan membatasi diri, kita memaksa diri untuk menyelesaikannya dan kita seringkali dapat menyederhanakan jika memang tidak bermasalah,” kata Staats, yang mengkaji ilmu tingkah laku belajar dan produktifitas.

Dan tentu saja, menetapkan batasan yang lebih ketat dapat memberikan para pekerja (termasuk diri saya) kedisiplinan dan kontrol diri. “Kita kemungkinan meremehkan keuntungan yang kita dapat dari hal ini,” tambahnya.

Jadwal yang terdiri dari deadline pendek, tidaklah produktif untuk jangka panjang karena tidak memberikan waktu santai, periode waktu terbuang yang membantu terciptanya ide inovatif dan jalan keluar, jelas Staats.

“Tanpa waktu santai, kita kemungkinan mengalami kreatifitas dan inovasi yang lebih rendah,” katanya. “Ada kemungkinan kita membuang (karena bekerja cepat) hal penting terkait dengan keefektifan dan jalan keluar.”

Medium bahagia

Kuncinya adalah menemukan keseimbangan, kata Ryan Holiday, ahli strategi media di Austin dan penulis The Obstacle Is the Way: The Timeless Art of Turning Trials into Triumph.

Holiday menyeimbangkan penulisan tugas sehari-hari dengan menjalankan perusahaan kreatif.

Tetapi pengelompokkan waktu haruslah lebih mengalir, jenis pekerjaan tertentu mengisi kelompok waktu tertentu, tetapi bukan hanya, misalnya, 30 menit untuk satu pekerjaan dan 45 menit untuk pekerjaan lain dalam daftar.

Ketika bekerja di rumah, Holiday menghabiskan setengah hari melakukan pekerjaan jangka panjang, termasuk menulis atau brainstorming, tanpa batas waktu yang ketat.

Setelah makan siang, dia memusatkan perhatian pada tugas dengan deadline lebih pendek, termasuk menelpon, rapat dan menyediakan waktu untuk menjawab email dalam waktu 30 menit.

Mengerjakan tugas yang paling penting di pagi hari, memungkinkannya melakukan deadline pendek tugas yang lebih mudah.

“Mudah terjebak dalam (menetapkan) tujuan jangka pendek,” kata Holiday. “Anda akan kelelahan.”

Tetapi penetapan deadline adalah hal yang penting, terkait dengan projek jangka panjang, terutama hal-hal kreatif yang tidak akan pernah terasa selesai tanpa penetapan batasan, kata Holiday.

“Dengan deadline jangka pendek Anda tidak akan terpaku pada kemungkinan tanpa batas,” kata Holiday.

Menciptakan jadwal ketat juga memberikan rasa telah mencapai sesuatu (saya telah mengujinya saat menghapus tugas dari daftar hal-hal yang harus dilakukan).

Kunci semuanya adalah tidak membuat diri Anda tergesa-gesa mengerjakan sesuatu.

Sebelum menentukan deadline jangka pendek, kaji seberapa lama pekerjaan tersebut biasanya dapat diselesaikan (gunakan perangkat online seperti Rescuetime.dom atau app Toggl).

Sebagian besar dari kita mengulangi pekerjaan yang sama, mengetahui seberapa lama waktu yang diperlukan akan memudahkan penetapan deadline yang lebih tepat atau menyederhanakan kerangka waktu yang terlalu lebar.

Staats mengusulkan agar saya melakukan tugas berdasarkan deadline ketat (seperti membuat kerangka pertama sebuah cerita) dan kemudian membiarkan waktu yang tidak terlalu terstruktur untuk mengkaji dan menganalisa tulisan saya.

Hal ini berlaku lebih umum dan bukan hanya untuk penulisan.

Dalam bidang teknologi, misalnya, seorang pemogram dapat menulis tahapan kode permulaan berdasarkan deadline pendek dan kemudian memberikan waktu tidak terstruktur untuk mengedit dan menyempurnakannya, katanya.

Tentu saja, pertanyaannya apakah deadline yang lebih ketat akan lebih sulit?

Jika Anda mengetahui tujuan yang ingin dicapai, adalah berguna menetapkan batas waktu yang lebih pendek, kata Staats. “Orang perlu memahami apa yang ingin dicapainya,” untuk lebih mengetahui waktu yang diperlukan untuk mengerjakannya, katanya.

Versi bahasa Inggris tulisan ini bisa Anda baca di <link type="page"><caption> Can you really trick your brain to work more efficiently?</caption><url href="http://www.bbc.com/capital/story/20160309-can-you-really-trick-your-brain-to-more-efficiently" platform="highweb"/></link> di <link type="page"><caption> BBC Capital</caption><url href="http://www.bbc.com/capital" platform="highweb"/></link>.