बड़े बड़े सीईओ कैसे करते हैं समय का प्रबंधन

पिंटरेस्ट में नौकरी के लिए अगर आपको इंजीनियरिंग विभाग की प्रमुख ली फान को इंटरव्यू देना हो तो शुक्रवार का इंतज़ार करना होगा. फान किस दिन किसके साथ बैठक करेंगी, यह पहले से ही तय रहता है. सोमवार को वे बड़े समूहों से मिलती हैं, मंगलवार को व्यक्तिगत मुलाकातें करती हैं और बुधवार और गुरुवार अचानक आए अनुरोधों और मासिक बैठकों के लिए तय हैं.

इस तरह सप्ताह के पांचों दिन का उनका कार्यक्रम पूर्वनिर्धारित रहता है और एक दिन एक जैसी बैठकें निर्धारित होने से उन्हें हर बार नए सिरे से संदर्भ के बारे में सोचना नहीं पड़ता.

फान के लिए कार्यनीति बेहद महत्वपूर्ण है. डेडलाइन के दबाव के बावजूद फान अपने अधीनस्थ 450 सॉफ्टवेयर इंजीनियरों के लिए सुलभ रहना चाहती हैं और इसके लिए वे काफी मेहनत करती हैं.

उन्हें लगातार दर्जनों परियोजनाओं की प्रगति की जानकारी रखनी होती है और अपना इनपुट भी देना होता है. इसलिए वह हर दिन अलग-अलग तरह की बैठकों के लिए समय निकालती हैं और महीने में एक बार स्टाफ के लिए खुली बैठक रखती हैं जहां कोई कुछ भी पूछ सकता है.

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वे कहती हैं, "मैं कभी भी इतना व्यस्त नहीं दिखना चाहती कि लोगों को लगे कि उत्पादों, बिज़नेस या विकास पर बात करने के लिए मेरे पास फ़ुर्सत ही नहीं है."

कैलेंडर का इस्तेमाल करें

अपने रोज़मर्रा के कामकाज को दुरुस्त रखने के लिए रणनीति बनाकर काम करने वाली फान अकेली नहीं है. दुनिया के अत्यधिक व्यस्त लोगों के लिए सही ढंग से दिन की योजना बनाना और उस पर अमल करना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना अपना काम करना.

क्योंकि उसके बिना वे अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन कर ही नहीं पाएंगे. उनके नुस्खों को आज़माकर हम-आप भी अपने काम को बेहतर ढंग से निपटा सकते हैं.

स्क्वायरस्पेस के चीफ़ एक्जीक्यूटिव एंथनी कैसेलेना की कोशिश रहती है कि उनका आधा दिन खाली रहे यानि उस वक़्त के लिए पहले से कोई काम निर्धारित न हो ताकि अचानक तय हुई बैठकों या कार्य से दिन का शेष काम प्रभावित न हो.

व्यवस्थित ढंग से काम करने के लिए कैसेलेना कलर कोडेड गूगल कैलेंडर का इस्तेमाल करते हैं. वे स्वयं को रिमाइन्डर भी भेजते रहते हैं और फिर उन्हें अपने ऑनलाइन कैलेंडर में शामिल कर लेते हैं.

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और ऐसा वे सिर्फ ऑफिस के काम के लिए ही नहीं करते, अपनी घरेलू जिम्मेदारियों को भी वे इसी तरह योजना बनाकर निपटाते हैं.

कई लोग काम के बीच में व्यवधान से बचने के लिए न तो किसी से बात करते हैं, न अपना मेल बॉक्स चेक करते हैं. उनके मेल-बॉक्स भरते जाते हैं और ज़रूरी मेल पर उनका ध्यान नहीं जा पाता.

इनबॉक्स खाली करते रहें

लेकिन कैसेलेना दो बैठकों या दो कार्यों के बीच थोड़ी भी फुर्सत पाते ही अपना ई-मेल चेक करते हैं और दिन के अंत में इनबॉक्स खाली करना भी नहीं भूलते. कोई महत्वपूर्ण मेल उनकी नज़र से नहीं बच पाती.

वे कहते हैं, 'इस तरह मैं अपने दिन भर के कार्यक्रम को ज़्यादा बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर पाता हूँ."

वे मेल इकट्ठा नहीं होने देते, या तो साथ-साथ उनका उत्तर देते जाते हैं या अनावश्यक मेल डिलीट करते जाते हैं या फिर आगे की कार्रवाई के लिए उन्हें अपने जी मेल ऐप पर सेव करते जाते हैं. इन तरीकों से वो बिना किसी सहायक के बखूबी अपना समय प्रबंधन कर पाते हैं.

लंच ब्रेक और ऑफिस आने-जाने में लगने वाले समय का उपयोग करें

गेस्ट टू गेस्ट और होम एक्स्चेंज ट्रैवल साइट्स के मुख्य कार्यकारी अधिकारी इमैनुअल अर्नॉड को अपने पेरिस स्थित कार्यालय से कैलिफ़ोर्निया और क्रोशिया की टीम के साथ तालमेल रखना होता है.

इसलिए उन्हें अलग-अलग टाइम ज़ोन के हिसाब से काम करना होता है. उनके तीन छोटे बच्चे भी हैं इसलिए उनके लिए देर रात तक ऑफिस में रुकना मुमकिन नहीं है.

ऐसे में, वे लंच ब्रेक में और ऑफ़िस आते-जाते समय भी फ़ोन से अपना काम करते रहते हैं.

अपने लिए समय निकालें

सार्वजनिक परिवहन में उनकी बातचीत से औरों को असुविधा न हो, इसलिए वे ऑफिस आने-जाने के लिए साइकिल का इस्तेमाल करते हैं. वे दफ्तर में अपने समय के अधिकतम उपयोग के लिए लंच और अन्य ब्रेक के दौरान व्यक्तिग्त बैठकें और फ़ोन पर कान्फ्रेंस करते हैं.

वे घर पर न तो ऑफ़िस का कोई फ़ोन उठाते हैं और न ही ई-मेल का जवाब देते हैं. वे घर पर सिर्फ़ उन्हीं प्रोजेक्ट्स पर काम करते हैं जो बेहद ज़रूरी हों, जैसे बोर्ड के सदस्यों के लिए प्रेजेंटेशन तैयार करना.

ई-हार्मनी के सीईओ ग्रांट लैंगस्टन को लगातार बैठकों में हिस्सा लेना होता है. वे अंतर्मुखी हैं इसलिए यह काम काफ़ी तनावभरा हो सकता है. लेकिन खुद को प्रेरित करने के लिए वे हर सुबह कुछ समय सिर्फ़ अपने साथ बिताते हैं और दिन के दौरान भी बैठकों के बीच अपने लिए एकान्त का समय निकालते हैं.

वो कहते हैं, "मैं कलम और कागज लेकर बैठ जाता हूँ और चीजों के बारे में सोचता रहता हूँ. " ग्रांट अपने इन एकांत पलों के दौरान काम का पूरा ध्यान रखते हैं. लेकिन किसी से बात नहीं करते. वो या तो कुछ सोचते हैं या फिर कुछ पढ़ते हैं.

उन्होंने यह तरीका सीईओ बनने के बाद अपनाया. वे कहते हैं, "फिर से काम पर जुटने के लिए स्वयं को यह समय देना बहुत ज़रूरी है."

तो ये रहे कुछ तरीके जिन्हें अति व्यस्त लोग अपने काम को पूरी मुस्तैदी से निपटाने के लिए अपनाते हैं.

शायद इन्हें अपना कर हम आप भी अपने काम को ज़्यादा व्यवस्थित ढंग से कर सकें और अपने लिए भी थोड़ा ज़्यादा समय निकाल सकें.

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