Les défis de l'archivage numérique des documents en Afrique

Raliou Hamed Assaleh et Claude Foly, BBC Afrique

La numérisation des archives est un procédé électronique qui permet d'obtenir une version numérique des archives physiques. Elle aboutit à une dématérialisation des ressources en question. Des projets sont en cours dans certains pays d’Afrique afin de relever les défis de l’archivage numérique. Une identification claire de toute la population reste incontournable.

L'importance de la numérisation des archives

Les experts signalent que la numérisation dans les administrations relève à la fois de l'archivage et même de l'efficacité dans le fonctionnement de nos administrations 

L'archivistique, qui est la discipline relative à la gestion des archives, a beaucoup évolué.

Elle est marquée aujourd'hui par l'émergence des technologies de l'information et de la communication qui favorise, entre autres, la communication et des accès plus rapides à l'information, aussi bien du point de vue des échanges entre agents de l'administration, que des échanges entre l'administration et les citoyens.

La numérisation permet aussi de sauvegarder les archives car celles qui sont dans nos administrations constituent un patrimoine.

C’est un processus difficile et un peu lent car il s'agit aussi par exemple de dématérialiser des archives physiques existants.

Cette lenteur est due au fait qu’en général, il y a des problèmes de conservation des archives physiques et la dématérialisation n'a de sens que si elle suit la logique d'archivage des documents physiques.

Les registres d’état-civil comme point de départ ?

Les pays africains ont initié des projets de numérisation. Mais il est vite apparu que le secteur de l’état civil est primordial. Ce fut le cas en RD Congo.

''Nous avons constaté qu'il y avait beaucoup de problèmes, entre autres, l'absence de données et de répertoires fiables sur les citoyens, sur leurs biens, sur leurs droits et devoirs ; un manque de traçabilité dans les transactions liées aux citoyens et au trésor public'', explique Patrick Dodi Faraja, ingénieur en informatique, qui travaille actuellement sur un projet de numérisation de l'état civil dans le Nord Kivu.

''Il fallait commencer par la numérisation de la base qui est l'état civil. Ce sont les citoyens qui doivent payer l’impôt, les droits et des taxes, donc nous devons maîtriser leur répertoire. Et c'est pour cela que la numérisation de l'état civil est devenue une obligation pour permettre aux autres projets de de se greffer dessus'', affirme-t-il.

Pour ce qui concerne le Sénégal, cela a commencé par les procédures de dématérialisation des déclarations de douane au niveau des entreprises dans les années 2000-2010 avec le système Gaïnde 2000.

Ensuite il y a eu la dématérialisation de certaines procédures administratives.

''Aujourd'hui, nous sommes en train de travailler sur l'état civil. Donc tout ça, ce sont des projets de numérisation pour l'archivage au niveau de nos administrations au Sénégal, dont le processus était entamé depuis longtemps. Mais il est encore inachevé. Il y a beaucoup de choses à faire'', déclare Dr Moustapha Mbengue, directeur de l’École des bibliothécaires, archivistes et documentalistes (Ebad), à l'université Cheikh Anta Diop de Dakar.

Cette école est impliquée dans la plupart des projets de l'État du Sénégal, gérés avec le soutien des partenaires internationaux.

''Outre la douane, les impôts et domaines, le Sénégal va vers la dématérialisation de tout ce qui est état civil. Et certains programmes de numérisation qui sont plus avancés que d’autres'', rappelle Dr Moustapha Mbengue.

Selon lui, depuis deux ans, les Sénégalais peuvent faire leurs déclarations d'impôts en ligne, même si le paiement électronique n'est pas encore possible à ce niveau.

Mais, le plus grand projet de l'État du Sénégal en ce moment, c'est la modernisation de l'état civil qui consiste à archiver, à numériser l'ensemble des registres de toutes les collectivités locales du Sénégal, soit près de 126 collectivités et 7 tribunaux de grande instance.

Ces programmes concernent aussi les anciennes archives. Cela commence par l’archivage physique du passif. Ce qui existe déjà, c'est la première étape.

Ensuite, les agents des administrations et des services sont formés pour bénéficier d'un transfert de compétences et continuer à lire les archives.

Quid des universités ?

L'université Cheikh Anta Diop de Dakar dispose d'un service commun de la documentation qui relie l'ensemble des bibliothèques et centres de documentation de toutes les facultés, écoles, instituts de l'université. Sans oublier le Conseil des bibliothécaires et de l'enseignement supérieur, qui réfléchit également à ces thématiques.

Toutefois les différentes universités du Sénégal ne sont pas liées entre elles par un système de numération de leurs documents, même si elles peuvent faire ce qu'on appelle le prêt inter-bibliothèque. On y recense aussi beaucoup de bibliothèques numériques.

Cette politique de dématérialisation ne signifie pas pour autant qu’on tend vers une disparition des archives physiques.

Dans les administrations et dans les archives, pour chaque catégorie de documents, on définit des règles de classement et une durée d'utilisation administrative, au-delà de laquelle on peut détruire les archives.

Certains types d'archives n’ont peut-être pas intérêt à être conservées pendant longtemps. En revanche, certaines archives seront toujours conservées à titre de preuve ; et également à titre historique pour les besoins de la recherche.

Tous les pays sont des lois qui définissent ce qui se rapporte à l'archivage car tous les documents produits par toute personne physique ou morale, quel que soit le support, dans le cadre de ses activités, sont considérés comme étant des archives.

A ce titre, conserver ce patrimoine est un impératif parce que les archives administratives sont inaliénables et imprescriptibles ; on ne peut les vendre.

On ne peut les détruire en dehors des cadres prévus par la loi.