Makin populernya 'chat online' di tempat kerja

Mau menjadi teman Facebook dengan atasan Anda? Atau boleh menggunakan Snapchat bersama kolega saat jam kantor?

Cara menggunakan jejaring sosial seperti ini semakin populer sebagai cara untuk menghindari email korporat.

Bahkan, demi menyederhanakan komunikasi internal, perusahaan-perusahaan mulai beralih ke aplikasi chat seperti Chatter, Slack, dan Yammer, dan platform yang lebih umum seperti Facebook.

Pasar untuk aplikasi sosial buat perusahaan akan mencapai sedikitnya US$8 miliar (lebih dari Rp100 triliun) pada 2019 atau naik US$3 miliar dari nilai pasar saat ini, menurut perusahaan penelitian Markets and Markets.

Tentu saja, kita sudah memiliki jaringan intranet perusahaan selama hampir 20 tahun, namun kini banyak aplikasi ramah mobile yang mengubah gaya komunikasi tersebut.

Pada Januari 2015, Facebook mengumumkan platform jejaring bisnis, Facebook at Work, dan baru saja meluncurkan klien chat Work Chat.

Raksasa jejaring sosial Facebook, dengan 1,5 miliar pengguna, ingin mendominasi pasar perusahaan, begitu juga dengan domain privat.

Facebook sudah mendaftar lebih dari 300 perusahaan dalam berbagai ukuran, termasuk Heineken, Lagardere, dan Hootsuite.

'Budaya kerja sama'

Sejauh ini, kerja sama terbesar yang berhasil dilakukan adalah dengan Royal Bank of Scotland. Pada akhir Oktober lalu, setelah program percontohan sukses, bank tersebut meluncurkan Facebook at Work untuk 100 ribu karyawannya pada 2016.

Kenapa?

Kevin Hanley, kepala desain di RBS mengatakan bahwa langkah itu ditempuh untuk mendorong kerja sama antara berbagai divisi berbeda. Facebook at Work adalah "komponen kunci dalam mendorong budaya kerja sama yang lebih transparan dan hidup", katanya.

Sentimen ini didukung oleh Julien Codorniou, direktur platform kerja sama global Facebook. Dia mengatakan cara ini bukan hanya untuk berkomunikasi tapi juga mendorong produktivitas.

"Kami percaya bahwa tempat kerja yang lebih terhubung adalah tempat kerja yang lebih produktif," kata Codorniou. "Kami ingin menghubungkan tiga miliar karyawan di seluruh dunia. Yang Anda butuhkan hanya ponsel. Kami memberi suara pada semua orang."

Facebook at Work berfungsi sama halnya seperti Facebook pribadi, dan familiaritas itu menyumbang pada suksesnya program tersebut di RBS.

Pesan singkat

Salah satu alasan paling unik untuk mencoba metode komunikasi baru di tempat kerja ini adalah menjadi alternatif efisien untuk email korporat yang bisa membuat kewalahan.

Perusahaan software akuntansi Sage menerapkan portal komunikasi Chatter untuk bisnisnya pada April 2015.

Sandra Campopiano, kepala HRD perusahaan tersebut, mengatakan ada 9.000 topik yang sudah dipindahkan dari email ke "pesan singkat yang langsung, terbuka, di grup dan forum yang aktif."

Andy Jankowski, pendiri Enterprise Strategies, perusahaan komunikasi perusahaan, menjelaskan bahwa keunggulan jejaring sosial usaha ini terletak pada kemampuan membuat percakapan lebih alami dan seperti percakapan langsung.

Era email berakhir?

Namun, apakah cara baru berkomunikasi ini berarti era email berakhir?

Pengamat menilai platform ini sebenarnya hanyalah metode komunikasi satu arah. Para pengirim tak punya cara efektif untuk mengetahui apakah isi pesan mereka relevan atau dipahami, dan penerima sering harus membaca email panjang yang sebenarnya tak perlu mereka lihat.

"Kelebihan beban email adalah fenomena umum di banyak perusahaan, sehingga karyawan sering tak membaca semua yang mereka terima," kata Jankowski.

"Hasilnya, muncul situasi karyawan tidak tahu perkembangan karena email yang tak mereka baca."

Dengan memindahkan email ke jejaring sosial, orang bisa memilih untuk masuk dan keluar grup sehingga ada cara yang jelas dan cepat untuk berbagi informasi dan menyelesaikan masalah, kata mereka.

Jankowski berpikir email masih menjadi cara terbaik berkomunikasi dengan satu orang atau kelompok kecil, namun akhir dari email broadcast untuk banyak orang tampaknya semakin dekat.

Buang waktu?

Ada kekhawatiran menerima chat dan update percakapan bisa menganggu pekerjaan dan mengurangi produktivitas.

Namun, menurut Hanley dan Campopiano, justru sebaliknya. Dengan orang bisa keluar dari percakapan yang tidak relevan, mereka hemat waktu.

Codorniou mengatakan bahwa meski karyawan mengakses Facebook at Work sampai 50 kali sehari, semua berbicara soal pekerjaan.

Keamanan

Satu masalah yang mungkin muncul dan membuat perusahaan berpikir dua kali sebelum menggunakan gaya media sosial untuk komunikasi internal adalah keamanan data.

Uni Eropa yang membatalkan kesepakatan Safe Harbour berarti perusahaan tak bisa berasumsi bahwa penyedia jasa di AS menawarkan perlindungan privasi.

Dan di AS, pemerintah AS bisa saja mendapat data tersebut dengan menggunakan UU Patriot.

Mungkin itu harus dibahas, lebih baik secara offline.