Чому я ненавиджу планірки - і як зробити їх кращими

Щоразу, коли економісти дивуються, чому ж продуктивність роботи в Британії настільки низька, я ледь стримую себе, аби не прокричати одне мерзотне слово - "планірки", каже Стефані Хейр.

Найгірше - це телефонні і відеоконференції. Ви можете одразу викреслити перші кілька хвилин зустрічі, оскільки ви і ваші колеги зіткнуться з технічними проблемами, хтось почне перевіряти, чи всі учасники можуть бачити зображення з екрана, і чи у всіх все в порядку зі звуком.

А потім, щойно всі проблеми, здавалося б, будуть вирішені, хтось неминуче увірветься до кімнати і вибачиться за запізнення. І все почнеться спочатку.

Досвід навчив мене, що в таких випадках найкраще - це змусити себе промовчати і спробувати втриматися від того, аби не закричати.

Дуже часто немає жодного розуміння того, яким має бути результат зустрічі. Така ж загадка - чому частині з людей взагалі потрібно відвідувати планірку. Часто ми просто гаємо свій час, виступаючи в ролі глядачів, хоча могли б зайнятися чимось більш цінним - наприклад, роботою.

І коли наприкінці зустрічі ніхто не погоджує конкретні дії щодо того, що ж потрібно зробити, ви просто залишаєте кімнату і намагаєтеся усвідомити, що це взагалі було, і чому це відібрало годину вашого життя, яку вже не повернути.

Немає нічого дивного в тому, що засновник Tesla i SpaceX Ілон Маск дозволив своїм працівникам йти з планірок одразу після того, як стає очевидно, що їхня присутність більше не потрібна.

"Немає нічого жахливого в тому, аби піти, - пояснює Маск. - Жахливо - це змушувати когось сидіти і витрачати їхній час".

Засновник Amazon Джеф Безос настільки уважно ставиться до питання продуктивності зустрічей, що навіть має суворі правила щодо цього:

Натомість він хоче, аби учасники зустрічі приходили на неї з кількома аркушами паперу, на яких у розповідній формі описано те, що вони хочуть сказати. "Такий текст має складатися зі справжніх речень - з іменниками і дієсловами. Це не просто короткий список", - каже Безос.

Я впевнена: ваші знайомі поціновувачі PowerPoint зараз задихаються у зневірі.

Можу тільки уявити ваше роздратування, коли ви почуєте ось це: під час зустрічей Безоса ніхто не спілкується одне з одним. Натомість перші 30 хвилин усі мовчать і слухають того, хто зачитує свою доповідь з аркуша.

Це зроблено через те, що Безос добре знає: його підлеглі можуть поводитися, як підлітки, і взагалі не готуватися до зустрічей.

Що, хтось відчув, як сором'язливо червоніє? Ви все про себе знаєте.

Однак і це ще не все. Навіть, якщо ви добре підготувалися до зустрічі і досягли якогось результату, вона все одно може виявитися неефективною. А все через те, що не всі голоси були почуті.

І це не просто погані манери. Це поганий менеджмент.

Часто наші більш спокійні колеги, які схильні до інтровертності, не мають ані бажання, ані енергії завойовувати собі місце в дискусії, в якій домінують ті, хто звик поводити себе більш експресивно.

Дослідження також демонструють, що під час зустрічей часто ігнорують і переривають жінок.

Отже, ось кілька порад щодо того, як провести кращу планірку.

По-перше, коли справа доходить до запитань і коментарів, той, хто її веде, повинен в першу чергу дати слово жінкам. Це потрібно зробити через те, що дослідники кажуть: якщо під час зустрічі першою говорить жінка, то більш ймовірно, що й інші жінки доєднаються до розмови.

По-друге, забезпечте простір для більш спокійних і тихих колег - і краще заздалегідь запитайте в них, як вони хотіли б висловитись. Після багаторічного досвіду участі в планірках, можу вас запевнити: у них є багато ідей і їм є, що сказати.

По-третє, якщо ми дійсно віримо, що зустрічі - варті того часу, який ми на них витрачаємо, всім нам варто бути відповідальними.

І останнє: давайте не будемо приймати все занадто близько до серця. Якщо хтось з колег вирішив послідувати пораді Ілона Маска і залишити зустріч, це не обов'язково означає, що йому з вами нудно. Просто він вже сказав все, що хотів.

Хочете отримувати більше цікавих історій в месенджер? Підписуйтеся на наш Telegram.