Ya! Ada cara yang lebih ramah untuk memberi tahu seseorang dia dipecat

Anda punya karyawan yang kerjanya buruk dan sudah waktunya untuk melepas mereka. Tapi, bagaimana cara terbaik untuk menyampaikan berita itu?

Seorang karyawan mencuri sesuatu atau ketahuan berbohong besar. Jelas, ini saatnya memecat mereka. Tetapi kasusnya berbeda jika seorang karyawan belum membuat kesalahan fatal, bagaimana cara memecatnya?

Bagaimana jika ada seseorang yang jujur tetapi memang tidak memiliki keahlian yang cukup atau bakat dalam pekerjaannya, apakah dia salah posisi atau memang butuh di-PHK?

Apakah ada kata-kata tertentu atau waktu yang tepat untuk menyampaikan berita buruk itu? Dan apakah ada cara yang bisa Anda lakukan agar karyawan tidak terlampau kaget?

Memecat seseorang “tidak pernah mudah karena itu mempengaruhi orang-orang, keluarga, tempat kerja, dan komunitas,” kata pelatih kepemimpinan eksekutif global yang berbasis di Chicago, Alicia Bassuk, melalui surel. Tetapi kadang, itu tidak bisa dihindari.

Lakukan hal yang benar

Sebelum Anda memecat seseorang, pastikan bahwa Anda telah melakukan semua hal yang mungkin sebagai manajer untuk mengembangkan keahlian mereka, kata Bassuk.

Dan, berkonsultasilah dengan bagian sumber daya manusia untuk memastikan bahwa Anda mengikuti proses yang benar.

“Jika tampaknya mereka ‘tidak paham’, maka mungkin mereka memang tidak paham,” katanya.

“Berikan mereka manfaat dari rasa ragu: bahwa kalau mereka punya keterampilan, mereka pasti menggunakannya. Ajari mereka keterampilan itu dengan menyisihkan waktu untuk mentoring tahap demi tahap dengan perhatian penuh Anda.”

Jika masih belum berhasil, maka jelas bahwa ini adalah waktunya untuk berpisah. Dengan begitu, “Anda bisa tidur nyenyak, mengetahui bahwa Anda telah melakukan hal yang benar,” kata Bassuk.

Apa versus bagaimana

Bagi banyak manajer, menyingkirkan seorang karyawan membuat mereka stress dan itu bukanlah keahlian mereka.

Tetapi penting untuk mengingat bahwa ada perbedaan antara “apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda melakukannya,” kata Robert Sutton, penulis Good Boss, Bad Boss dan sekaligus profesor di Stanford University.

“Penting untuk membantu seseorang mengerti mengapa ini penting,” katanya. “Bahwa itu adalah hal yang benar, bukan hanya bos gila yang melakukannya.”

Salah satu bagian paling buruk tentang kehilangan pekerjaan adalah kehilangan kontrol atas perasaan seseorang,” kata Sutton.

Saat Anda tidak bisa memberikan kontrol pada karyawan apakah mereka kehilangan pekerjaan atau tidak, yang bisa mereka lakukan adalah menebak-nebak bagaimana proses itu terjadi, “kapan dan bagaimana mereka pergi.”

Masalah perilaku

Bahkan ketika alasan pemecatan terkait dengan perilaku karyawan, jangan menggunakan pertemuan sebagai peluang untuk menyalahkan mereka.

“Mungkin Anda tergoda melakukannya, mengatakan apa yang selama ini ingin Anda katakan. Tetapi ini bisa menjadi semacam pembenaran dan Anda tidak perlu melakukannya terhadap diri Anda,” kata Jorg Stegemann, kepala Kenedy Executive Search yang kantornya berada di Amsterdam, Copenhagen, Frankfurt, London, Milan, Paris, dan Praha.

Ketika Anda bertemu dengan karyawan ini, Anda harus menyiapkan bukti dokumen yang menunjukkan orang itu tidak bekerja tidak baik.

“Jika pertemuan tidak berlangsung seperti yang Anda inginkan, tetaplah mengacu pada dokumen tertulis dan tidak hanya omongan saja,” kata Stegemann.

Dia merekomendasikan untuk mengirim surel yang betul-betul memperlihatkan masalahnya.

Misal, “Anda datang terlambat dua kali dalam pekan ini. Ini membahayakan proses produksi dan hasil dari tim. Mohon pastikan Anda bisa datang tepat waktu atau kami akan mengambil langkah disiplin. Anda adalah karyawan yang loyal dan kami mengandalkan Anda.”

Dengan begitu, “karyawan tidak bisa mengatakan bahwa ‘saya tidak tahu’,” kata Stegemann.

Sampaikan dengan singkat dan manis

Anda tidak ingin pertemuan itu berlangsung terus menerus. Anda selalu bisa mengandalkan departemen sumber daya manusia untuk memilih bahasa agar percakapan bisa fokus dan membantu Anda terkait langkah dan aturan apa yang harus Anda penuhi.

Jangan menganggap percakapan ini juga tentang memberi masukan atau saran, kata Bassuk.

Setelah keputusan pemecatan dibuat, “sudah terlalu terlambat untuk saran.”

“Buatlah percakapan dengan singkat, mulus, dan jelas,” kata Stegemann. “Hindari kalimat seperti, “Anda tahu, ini sulit untuk kami semua”.”

Itu adalah siksaan yang tidak perlu bagi karyawan dan pada akhirnya akan membuat mereka bertanya-tanya, ‘Jadi sebenarnya apa maksudnya?’.

Stegemann menganjurkan, bukalah dengan kalimat ini: “Saya sangat menyesal, [masukkan nama], tetapi saya harus memecat Anda hari ini.”

Lalu, beri jeda waktu dan hitung hingga lima dalam hati, sehingga karyawan bisa mencerna apa yang baru saja dikatakan. Lalu, jelaskan lebih detail.

Jangan lakukan itu sendiri

Stegemann mengatakan dia sudah melihat semuanya, dari tangis hingga teriakan orang saat pemecatan terjadi. Jadi, lebih baik jangan mengadakan pertemuan seperti ini sendirian.

“Ajak satu manajer, utamanya manajer sumber daya manusia, bersama Anda, untuk jaga-jaga jika hal yang tidak biasa terjadi,” katanya.

“Mungkin akan menjadi emosional dan Anda tidak pernah tahu bagaimana orang itu akan bereaksi.”