การทำงานแบบกำหนดเวลาได้เอง ช่วยให้พนักงานสร้างผลงานได้ดีขึ้นอย่างไร

กุญแจสำคัญในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากพนักงานในองค์กร อาจเป็นการปล่อยให้พวกเขาทำงาน เมื่อพวกเขารู้สึกว่าอยากจะทำ

เป็นเวลาแทบทุกวันที่ เอโลอิส สกินเนอร์ ยังคงทำงานถึงจนกระทั่งเที่ยงคืน สำหรับนักเขียน เทรนเนอร์หรือผู้ช่วยฝึกในฟิตเนส และนักบำบัดหญิงวัย 32 ปี ผู้นี้ เปิดคอมพิวเตอร์เพื่อเช็กอีเมลตั้งแต่ 11 โมง เธอใช้เวลาช่วงบ่ายไปจนถึงเย็นเทรนชั้นออกกำลังกายที่ยิมในกรุงลอนดอน สหราชอาณาจักร และหลังจากช่วงเวลา 19.30 น. เป็นต้นไป เธอจะจมปลักกับงานโครงการต่าง ๆ ซึ่งในเวลาแบบนี้ เธอบอกว่า "โลกได้เงียบสงบลงแล้ว" และบอกว่าเป็นเวลาที่เธอรู้สึกมีสมาธิมากที่สุด

สกินเนอร์ ซึ่งบอกว่าเธอเป็นพวก "นกฮูกกลางคืน" วางแผนการทำงานให้เป็นไปตามนาฬิกาชีวิตของตัวเองมาหลายปีแล้ว และผ่านการทำงานมาหลายรูปแบบ รวมทั้งงานที่ต้องทำข้ามเขตโซนเวลา

"มันดูเหมือนจะสุดโต่งไปบ้าง แต่มันสะท้อนให้เห็นความจริงว่า ฉันมีโฟกัสมาก ๆ ในช่วงประมาณ สองทุ่ม สามทุ่ม หรือสี่ทุ่ม" สกินเนอร์ กล่าว "นั่นเป็นเวลาที่ฉันอยู่ในช่วงที่มีโปรดักทีฟ (มีผลิตภาพ) มากที่สุด"

ความต้องการเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น หลังจากช่วงการระบาดของโควิด พนักงานในองค์กรต่าง ๆ มีความสนใจเพิ่มมากขึ้นต่อการจัดเวลาการทำงานแบบที่สกินเนอร์กำลังทำอยู่ ทำให้พนักงานส่วนมากผลักดันให้บริษัทของพวกเขาปรับชั่วโมงการทำงาน ให้เข้ากับระดับพลังงานตามธรรมชาติที่พนักงานแต่ละคนจะมีผลิตภาพในการทำงานสูงสุด วิธีนี้เรียกชื่อว่า "การทำงานแบบกำหนดเวลาตามช่วงที่มีผลิตภาพ" หรือ chronoworking

แนวคิดดังกล่าวริเริ่มโดยนักข่าวที่ชื่อว่า เอลเลน ซี สกอตต์ โดยวิธีการทำงานแบบกำหนดเวลา จะช่วยให้ลูกจ้างสามารถเปลี่ยนการเข้างาน ตามเวลาการทำงานแบบเดิม ๆ ที่ต้องทำช่วงเวลาทำการขององค์กร เป็นการกำหนดตารางเวลาให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคนแทน โดยอิงกับเวลาตามธรรมชาติ ซึ่งก็คือ ช่วงเวลาที่ร่างกายของมนุษย์ต้องการที่จะนอนนั่นเอง

ไมเคิล บรอยส์ นักจิตวิทยาชาวอเมริกันที่ได้รับขนานนามว่า "หมอด้านการนอน" ได้จำแนกชนิดเวลาของมนุษย์ไว้ 4 แบบ อ้างอิงจากผลสำรวจ ซึ่งพบว่า ผู้คนราว 55% มีช่วงเวลาที่มีผลิตภาพสูงสุดในช่วงระหว่างกลางวัน ตั้งแต่ 10.00 -14.00 น. ช่วงนี้นับว่าเหมาะสมกับกลุ่มคนที่ทำงานแต่เช้าตรู่

ขณะที่คนอีกราว 15% จะสามารถทำงานได้ดีกว่าในช่วงเวลากลางคืน และอีก 10% มีช่วงเวลาที่จะมีผลิตภาพสูงสุดไม่แน่นอนแตกต่างกันไปแต่ละวัน

อย่างไรก็ตาม แม้จะมีความแตกต่างข้างต้น ธรรมเนียมการเข้างานวันละ 8 ชั่วโมง โดยเข้างานเวลา 9.00 - 17.00 น. ซึ่งเป็นการคิดค้นของสหภาพแรงงานสหรัฐฯ ในช่วงทศวรรษ 1800 ยังคงเป็นบรรทัดฐานทั่วไปสำหรับองค์กรในปัจจุบัน เมื่อเป็นเช่นนี้ พนักงานจะต้องทำงานนอกเหนือไปจากเวลาที่พวกเขามีผลิตภาพสูงสุด ในการสำรวจพนักงานชาวอเมริกันเกือบ 1,500 คน เมื่อเดือน ม.ค. พบว่า ผู้ตอบแบบสอบถาม 94% บอกว่า พวกเขาเป็นกลุ่มนี้ นอกจากนี้ ชาวอเมริกัน 77% ที่ตอบแบบสอบถามยังบอกด้วยว่า การทำงานตามเวลาทำการส่งผลกระทบต่อผลงานของพวกเขา

เมื่อถามว่า พนักงานจัดการตัวเองอย่างไร เกือบครึ่งบอกว่า พวกเขาจะงีบหลับระหว่างวัน ขณะที่ 42% บอกว่าต้องดื่มเครื่องดื่มที่มีคาเฟอีนเพื่อให้ร่างกายมีพลังงานอยู่เสมอ และอีก 43% ใช้วิธีการจัดการความเครียดอย่างเช่น การนั่งสมาธิ

เดิร์ก บูเยนส์ ศาสตราจารย์ด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ แห่งวิทยาลัยบริหารธุรกิจเวลริคในกรุงบรัสเซลส์ ของเบลเยียม กล่าวว่า วิธีทำงานแบบกำหนดเวลาไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่แนวคิดนี้ได้รับความสนใจมากขึ้นนับตั้งแต่การระบาดของโควิด-19 การทำงานจากที่อื่นที่ไม่ใช่ออฟฟิศ หรือการทำงานแบบ "ไฮบริด" กลายเป็นกระแสหลัก

"พวกเราไม่ได้มานั่งทำงานหลายชั่วโมง หรือต้องเดินทางมาทำงาน ในช่วงเวลาเช้า ๆ 7-9 โมง อีกต่อไปแล้ว และเราก็ได้เข้าใจอย่างยิ่งว่า เวลาไหนที่เราจะมีผลิตภาพสูงสุดและจะทำให้เราได้งานมากที่สุดอย่างไร"

ศ.บูเยนส์ กล่าวด้วยว่า สำหรับพนักงานเอง โดยเฉพาะกลุ่มคนอายุน้อย ก็ชื่นชอบแนวคิดในการปรับตารางเวลาการทำงานให้เข้ากับช่วงเวลาที่พวกเขาจะมีผลิตภาพสูงสุดเช่นกัน แต่บริษัทต่าง ๆ ก็ยังได้รับประโยชน์จากการทำงานตามลำดับเวลาอีกด้วย เพราะการอนุญาตให้พนักงานทำงานในช่วงที่พวกเขามีประสิทธิภาพสูงสุดอาจจะช่วยให้ผลงานออกมาดี และเอื้อต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ซึ่งถือเป็นการปรับเปลี่ยนที่มีผลกระทบเชิงบวกในการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กร

"ถ้าพนักงานมีความสุข และผู้จัดการของพวกเขาอนุญาตให้ทำงานในเวลาที่เหมาะกับความต้องการของพวกเขา พนักงานก็จะมีแนวโน้มที่จะอยู่กับองค์กรต่อไป" นักวิชาการด้านทรัพยากรมนุษย์ กล่าว

มอลลี จอห์นสัน โจนส์ ซีอีโอของบริษัท เฟล็กซา (Flexa) ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มหางานทางออนไลน์ กล่าวว่า พนักงานทั้งหมด 17 คน ในบริษัท ไม่มีใครเลยที่มีรูปแบบการทำงานเหมือนกัน เธอบอกว่า พนักงานมีอิสระในการออกแบบวันการทำงานของตัวเองตามแต่ช่วงที่พวกเขาจะรู้สึกว่ามีผลิตภาพมากที่สุด บางคนเริ่มงานตั้งแต่เช้าตรู่ 7.30 น. หรือบางคนอาจจะยังไม่เริ่มงานเลยจนกว่าจะ 11.00 น. แล้วค่อยยืดเวลาออกไปในช่วงเย็นแทน

ซีอีโอของเฟล็กซา บอกด้วยว่า วิธีการนี้เหมาะกับองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบไม่ต้องเข้าสำนักงาน

"มันไร้สาระมากที่พวกเขาจำเป็นจะต้องมาทำงานพร้อม ๆ กันในเวลาเดียวกัน คุณจะได้ประโยชน์จากพนักงานมากขึ้น หากคุณใช้ระบบการทำงานแบบกำหนดเวลาให้แตกต่างกัน" มอลลี จอห์นสัน โจนส์ กล่าว และบอกด้วยว่า การเข้างานแบบยืดหยุ่นเวลาทำงานได้ยังเป็นประโยชน์กับพนักงานที่มีลูกหรือที่มีเรื่องที่ต้องรับผิดชอบอื่น ๆ ซึ่งยากแก่การเข้างานตามเวลาทำงานแบบเข้า 9.00 น. ออกงานเวลา 17.00 น.

"มันปรับไปตามสถานการณ์ได้" ซีอีโอของเฟล็กซา ระบุ

อย่างไรก็ดี การทำงานแบบกำหนดเวลาเอง ก็มีความท้าทายในทางปฏิบัติเช่นกัน

ศ.บูเยนส์ วิทยาลัยบริหารธุรกิจเวลริคในเบลเยียม เตือนว่า เมื่อองค์กรอนุญาตให้พนักงานมีอิสระและสามารถเลือกชั่วโมงการทำงานแบบไม่เคร่งครัดตามเวลาทำการ สมาชิกของทีมยังจำเป็นต้องมีชั่วโมงการทำงานที่ทับซ้อนกันอยู่เพื่อการประชุมและการทำงานบางอย่างร่วมกัน

นอกจากนี้ องค์กรยังจำเป็นต้องตระหนักถึงจำนวนชั่วโมงที่พนักงานแต่ละคนทำงานด้วย ซึ่งประเด็นนี้ อาจทำให้ผู้บริหารต้องทำงานมากขึ้นในการติดตามผลงานการทำงานของพนักงาน และเพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานยังพร้อมทำงานและสนับสนุนผู้บริหารได้อยู่ตลอดเวลา

สำหรับบริษัทที่ปรับการทำงานเป็นแบบกำหนดเวลาได้เอง มักจะมีกรณีเหล่านี้เกิดขึ้นเสมอ อย่างเช่น บริษัทเฟล็กซากำหนดให้พนักงานทุกคนต้องออนไลน์ตรงกันในช่วงเวลา 11.00-15.00 น. เพื่อให้ทีมสามารถจบการทำงานที่ต้องทำร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ขณะที่บางบริษัท ใช้วิธีการบันทึกวิดีโอการประชุมเพื่อให้พนักงานที่ไม่ได้เข้าประชุมได้ติดตามในภายหลัง วิธีนี้จะช่วยปิดช่องว่างที่เกิดจากการทำงานที่เวลาไม่ตรงกัน

ซีอีโอของเฟลกซา เชื่อว่า การกำหนดเวลาทำงานได้เองมีประโยชน์มากกว่าข้อเสีย

"เราใช้ประโยชน์จากพนักงานได้มากที่สุด และพนักงานก็จะมีผลิตภาพมากขึ้นด้วย หากพวกเขาสามารถทำงานตามเวลาที่กำหนดได้เอง"

"บางคนเป็นคนประเภทตื่นเช้า บางคนชอบเวลาช่วงเย็นมากกว่า บางคนเลือกเวลากลาง ๆ พวกเราแตกต่างกันทั้งนั้น ดังนั้น จะมาให้พวกเราเติบโตในสภาพแวดล้อมที่เหมือนกันไม่ได้" มอลลี จอห์นสัน โจนส์ กล่าวทิ้งท้าย