Chcę tylko sprawdzić... czy moje e-maile zmniejszają moje szanse na sukces?!

Na pierwszy rzut oka moje e-maile są ciepłe i uprzejme - w końcu ,,tylko sprawdzam", czy ktoś skończy w terminie, ale ,,tak czy inaczej nie ma problemu."

Jednak bliższe spojrzenie ujawnia, że moje wiadomości są pełne niepotrzebnych przeprosin, uśmiechów, wykrzykników, a nawet całusów.

Lubię myśleć, że jestem przyjazna i przystępna, ale według ekspertów te nawyki językowe mogą po cichu podważać moją wiarygodność w pracy.

Doradczyni zawodowa Hannah Salton i trener etykiety William Hanson wyjaśniają, dlaczego tak wielu z nas pisze w ten sposób i jaki wpływ może to mieć na nasz zawodowy wizerunek, a nawet na szanse awansu.

Czy przesadzasz z wykrzyknikami?

"Dziękuję bardzo!", odpowiedziałam na wiele e-maili - moja interpunkcja może być przesadzona, ale kropka wydaje się oschła.

Korzystamy z wykrzykników, by pokazać „pozytywne nastawienie i entuzjazm," mówi Salton.

Kobiety używają ich trzy razy częściej niż mężczyźni, jak wykazało niedawne badanie opublikowane w Journal of Experimental Social Psychology.

Według Salton wynika to prawdopodobnie z przekonania, że ,,kobiety są częściej oceniane surowiej niż mężczyźni, gdy są bezpośrednie; mówi się, że są apodyktyczne, lub używa innych nacechowanych płciowo negatywnych słów."

I choć pojedynczy wykrzyknik to nie problem, może nim być skumulowany efekt ich użycia, ostrzega Salton.

,,Jeśli wygląda to sztucznie lub tak, jakbyśmy ukrywali brak pewności siebie, może to wpływać na wiarygodność," wyjaśnia.

Czy naprawdę dałbyś im buziaka?

Niezwykle łatwo jest błędnie odczytać komunikację pisemną - dlatego wielu z nas używa emotikonów, by ocieplić przekaz lub dodać nutę humoru.

Ale trener etykiety William Hanson ostrzega, że może to obrócić się przeciwko nam.

„Ten sam emotikon może oznaczać różne rzeczy dla różnych osób, albo coś całkiem niezamierzonego," mówi.

„Lepiej byłoby korzystać ze słów i dobrej znajomości języka," radzi.

Emotikony mogą mieć „infantylne konotacje"; ich użycie może sprawić, że będziemy postrzegani jako młodsi, mniej doświadczeni, mniej zdolni lub mniej odpowiedzialni, dodaje.

„Nie wstawiłbym emotikonu do e-maila," mówi. „Możesz pisać w przyjaznym tonie, zachowując jednocześnie profesjonalizm."

Jeśli chodzi o kończenie wiadomości całusem, Hanson mówi: „Nigdy nie wstawiłbym całusa na końcu e-maila - chyba że chodzi o osobę, którą w rzeczywistości pocałowałbym w policzek."

Łagodzenie języka może podważać nasz autorytet

„Sprawdzam tylko, czy za mną nadążasz i czy to wszystko ma sens?"

E-maile zawierające uspokajające zwroty mogą umniejszać naszą wartość, mówi Salton. Dodaje, że taki ton może z czasem subtelnie kształtować to, jak postrzegamy używającą go osobę.

„W roli menedżera trudno jest utrzymać równowagę między byciem lubianym a szanowanym, a jeśli nie jesteś bezpośredni, jest ryzyko, że stworzysz wrażenie osoby mniej kompetentnej," mówi.

„Zdecydowanie istnieją sytuacje, w których komunikowanie się w zbyt przepraszający lub zbyt wyważony sposób może sprawić, że będziemy odbierani jako mniej skuteczni."

„Wiele z tego dzieje się nieświadomie," mówi Salton. „Nikt nie czyta e-maila i nie myśli 'ta osoba nie wierzy w siebie', to bardziej subtelna sprawa."

„Ale jeśli konsekwentnie komunikujemy się w sposób mający zadowalać innych, może to budować wizerunek osoby, która nie wierzy w siebie albo jest potencjalnie mniej kompetentna."

Czego unikać w e-mailach

Oto niektóre rzeczy, z których możemy zechcieć zrezygnować, by sprawiać bardziej profesjonalne wrażenie, sugerują nasi eksperci.

Salton i Hanson podkreślają, że nie chodzi o to, by nasza komunikacja zawodowa była całkiem pozbawiona ciepła czy osobowości.

„Osobisty styl jest ważny," mówi Salton. „Pokazywanie w pracy naszej osobowości nie jest niczym złym. Nie chcesz czuć, że musisz przepuszczać przez filtr wszystko, co piszesz, i usuwać z tego wszelką osobowość."

Ale jednocześnie nie powinniśmy używać konkretnych słów i symboli „jako narzędzi, by być lubianymi."

Według Salton praktycznym sposobem na zauważenie i ograniczenie tych nawyków - nie tracąc przy tym osobowości - jest uważne czytanie e-maili, które otrzymujemy, i dostrzeganie, jakie uczucia budzą w nas różne style komunikacji. Co brzmi jasno, pewnie lub uspokajająco? Co wydaje się przesadne?

Salton dodaje, że narzędzia AI również mogą się przydać - do recenzji roboczych wersji wiadomości, usuwania nadmiernych ,,wypełniaczy" lub słów kwalifikujących.

Ten tekst został napisany i sprawdzony przez dziennikarzy BBC. Przy tłumaczeniu zostały użyte narzędzia AI, jako część projektu pilotażowego.

Edycja: Joanna Kozłowska