Бессмысленно тратится рабочее время? Вы под водой!

Когда инструктор по подводному плаванию Ярден Дэвис работает с группой туристов на месте кораблекрушения парусника "Нэйкед леди" на Гавайях, приоритет у нее один - максимально эффективно использовать отведенное ей время. Это как раз то, о чем мы забываем на работе, подчеркивает корреспондент <link type="page"><caption> BBC Capital</caption><url href="http://www.bbc.com/capital" platform="highweb"/></link>.

Останки затонувшего корабля рядом с островом Кона лежат на глубине 33,5 метра. Это означает, что у ныряльщиков есть, в лучшем случае, десять минут на то, чтобы исследовать дно. Если Ярден Дэвис правильно, буквально по секундам, рассчитает погружение, а погодные условия окажутся идеальными, она сможет за это время, кроме парусника, показать туристам стайку шустрых желтохвостых снапперов, рифовую акулу, которая частенько сюда заглядывает, и радужных раков-богомолов, прячущихся в песке.

"С опытом учишься правильно рассчитывать время", - говорит Дэвис. Сама она родом из Израиля, хотя и живет и работает на Гавайях.

"Мне даже не нужно смотреть на часы, чтобы знать, сколько минут прошло и сколько времени осталось находиться под водой", - говорит опытный инструктор.

Представьте себе, что бы было, если бы менеджеры в офисе так же тщательно следили за каждой минутой рабочего времени - своего и подчиненных. Представьте, что все то время, которое впустую тратится на совещания и электронную почту, было бы потрачено на генерирование новых идей...

Для некоторых такой вариант - пустые фантазии. Особенно это касается тех, кто работает в компаниях, где мало заботятся об эффективности структуры руководства.

Но даже в тех фирмах, где нельзя изменить управленческую структуру, всегда можно реорганизовать работу так, что у подчиненных появится дополнительное время. Это даст им возможность не только сделать больше, чем они делали до сих пор, но и предоставит им время поразмышлять и, может быть, даже выступить с новыми ценными идеями.

Хуже, чем можно подумать

Проблема бездарно потраченного времени более серьезна, чем кажется на первый взгляд.

Исследования, проведенные американской консалтинговой фирмой Bain & Co, показали, что средний начальник непосредственно на работу тратит только четверть своего рабочего времени. Другая четверть уходит на переписку по электронной почте, а половина всей рабочей недели бессмысленно разбазаривается на заседаниях, совещаниях и планерках.

Как же сделать работу менеджмента более эффективной? Есть, конечно, различные самоучители, но пользы от них мало.

"Проблема большинства советов, которые даются в этой сфере, заключается в том, что все они подразумевают, будто бы вы, как отдельный работник, являетесь хозяином своего времени и можете повлиять на эффективность его использования", - говорит один из партнеров фирмы Bain & Co Майкл Манкинс.

На самом деле все сложнее. Но, тем не менее, в любой компании руководство может существенно сократить бессмысленную трату времени.

Что для этого нужно? Отменить регулярные совещания, на которых ничего не решается. Запретить заседания, которые длятся дольше 90 минут, а также те, в которых принимают участие более семи человек (если только на это не получена санкция соответствующего начальства). Всячески поощрять сокращение переписки по электронной почте и заменять ее короткими личными встречами. Если без электронного письма не обойтись - посылать его только непосредственному адресату.

"Как руководитель, вы почти никогда не должны нажимать кнопку "ответить всем". Вы должны быть более избирательны в своем общении с подчиненными, - утверждает Манкинс. - Вы можете сыграть очень серьезную роль в изменении отношения вашей организации к рабочему времени".

Бывший глава компании Intel Энди Гроув относится к рабочему времени как к одному из трудовых ресурсов компании.

"Нельзя позволять сотрудникам воровать канцелярские принадлежности и офисную технику, - написал однажды Гроув, - но точно так же нельзя позволять, чтобы кто-то расхищал время своих коллег-менеджеров".

Бережное отношение Энди Гроува к рабочему времени повышает продуктивность работы его подчиненных. А это, в свою очередь, позволяет иметь меньший штат сотрудников.

"Поняв, как сэкономить время ваших сотрудников, вы можете найти возможности его более продуктивного использования", - говорит Оливер Сом, старший научный сотрудник немецкого Института исследования систем и инноваций Фраунхофера.

Менеджеры должны высвобождать время каждую неделю, пусть даже это будет пара часов в пятницу. В эти часы они могут взглянуть на работу, проделанную за неделю как их сотрудниками, так и ими самими. Они должны регулярно устраивать мозговой штурм в поисках новых идей, необходимых для совершенствования методов работы.

"У многих менеджеров есть масса идей. Но все эти идеи тонут в офисной рутине", - говорит Оливер Сом.

Одна из основных задач Института Фраунхофера - знакомство фирм, работающих продуктивно, но не генерирующих новые идеи, с компаниями, которые успешно занимаются инновациями и развитием.

Часто организация такого сотрудничества занимает годы. Но в итоге обе компании могут научить друг друга тому, как лучшим образом использовать рабочее время и соблюдать оптимальный баланс между повседневной работой и новыми идеями.

Правильный баланс чрезвычайно важен. Например, инструктор по подводному плаванию Ярден Дэвис должна соблюдать баланс между индивидуальным характером этого вида спорта и необходимостью руководить группой дайверов. Она также должна показывать своим клиентам-ныряльщикам те места, где подводная жизнь наиболее богата и интересна. Но вместе с тем, она должна заботиться и о том, чтобы не быть чересчур навязчивой для обитателей моря.

"Под водой каждая минута на счету, это несомненно, - говорит Ярден Дэвис. - Глубоководное ныряние ограничено во времени. Поэтому нужно быть уверенным, что все участники группы смогли максимально использовать те считанные минуты, которые они находятся под водой".

Примените эту стратегию в своем офисе, и, скорее всего, ваш коллектив начнет работать более продуктивно и творчески.

<italic>Прочитать<link type="page"><caption> оригинал этой статьи</caption><url href="http://www.bbc.com/capital/story/20140602-the-cure-for-wasted-time" platform="highweb"/></link> на английском языке можно на сайте <link type="page"><caption> BBC Capital</caption><url href="http://www.bbc.com/capital" platform="highweb"/></link>.</italic>