Astuces et outils pour un meilleur travail à domicile

Lorsque l'un des membres du personnel de Louise Halford est revenu d'un voyage de ski avec des symptômes pseudo-grippaux, elle lui a conseillé de travailler à la maison plutôt que de risquer d'amener le coronavirus au bureau.

Mme Halford a également décidé de travailler à domicile après avoir également ressenti certains symptômes du même genre.

"Nous travaillons avec quelqu'un dont le système immunitaire est affaibli, donc je ne veux pas prendre de risques", a déclaré Mme Halford, cofondatrice de Evolve Family Law, basée à Manchester.

Dans le monde, des millions d'autres personnes ont également reçu l'ordre de rester chez elles dans le but de ralentir la propagation de Covid-19.

Cela inclut Apple, dont le PDG Tim Cook a déclaré au personnel: "n'hésitez pas à travailler à distance si votre travail le permet".

Amazon et Google ont mis des politiques similaires en place.

"Les employeurs prennent définitivement cela au sérieux", déclare Hannah Ford, associée et experte en droit du travail au sein du cabinet d'avocats Stevens & Bolton.

"Nous conseillons de nombreux clients sur les plans de gestion de crise", explique-t-elle.

Heureusement, il existe maintenant une grande variété d'outils et de services disponibles pour aider les employés à travailler efficacement à domicile.

Rester en contact

La communication avec les collègues est cruciale, c'est pourquoi les services de réunion à distance sont très demandés.

En Chine, jusqu'à 22 fois plus de personnes utilisent le service de visioconférence Webex de Cisco depuis l'apparition du coronavirus.

Comme plusieurs de ses concurrents, elle a amélioré son service gratuit en réponse à la forte augmentation de la demande.

Toute personne souscrivant à son plan gratuit de 90 jours peut donc bénéficier d'une utilisation illimitée, alors que le nombre maximum de participants est désormais de 100, contre 50 avant.

Rival Zoom propose également un plan de vidéoconférence gratuit.

Son niveau gratuit permet des réunions individuelles illimitées, ainsi que des sessions de groupe d'une durée maximale de 40 minutes pouvant impliquer 100 participants.

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Rester en sécurité

Ceux qui sont nouveaux dans le travail à domicile présentent une cible intéressante pour les pirates, qui ressentiront sans aucun doute une occasion de voler des informations sensibles ou de commettre une fraude en ligne.

Pour sécuriser les informations, la plupart des entreprises utilisent un réseau privé virtuel (VPN) pour créer une connexion cryptée entre l'ordinateur de l'utilisateur et le système informatique de leur entreprise.

Cependant, même les entreprises disposant d'un VPN de qualité peuvent avoir besoin d'acheter plus de licences utilisateur ou d'améliorer la capacité du serveur pour que tout le monde puisse l'utiliser en même temps.

''Les entreprises mettent de plus en plus à l'épreuve leurs serveurs pour s'assurer qu'ils fonctionneront avec tout le monde à distance», explique Mme Ford.

Une autre option serait de contrôler votre ordinateur de travail à domicile à l'aide d'un logiciel de bureau à distance.

Vous pourriez peut-être même utiliser les deux technologies, ce qui fournirait un moyen sécurisé d'accéder à votre ordinateur de travail.

Si vous devez travailler à domicile, vous devrez vérifier que votre connexion Internet est fiable.

Elizabeth Stanley est comptable travaillant de façon indépendante.

Son conseil pour toute personne susceptible de s'auto-isoler est donc de "faire vérifier votre connexion Internet et votre sécurité avant tout".

''Il faut vérifier que votre fournisseur de haut débit à domicile vous permet de vous connecter à un VPN car cela varie selon les fournisseurs, les packages et les zones'', explique Mme Stanley, basée à Newport, dans le sud du Pays de Galles.

Sinon, vous devrez peut-être mettre à niveau ou investir dans un point d'accès mobile ou un routeur.

Quiconque collabore avec des collègues de différents endroits a probablement utilisé des documents partagés sur Internet.

Slack, par exemple, est une plate-forme de messagerie instantanée sécurisée qui propose le partage de fichiers et les appels vidéo et souhaite "remplacer l'email".

Elle compte environ dix millions d'utilisateurs, dont Sam O'Connor, co-fondateur de l'application bancaire londonienne Coconut.

"Slack est un très bon moyen de rester en contact avec tout le monde lorsque vous travaillez à distance", dit-il.

Le conseil de Slack pour les utilisateurs contraints à la quarantaine inclue la configuration d'un canal de messageries en lecture seule pour la plupart des utilisateurs mais que les administrateurs et les gestionnaires peuvent utiliser pour publier des informations importantes.

Slack recommande également d'utiliser les statuts personnalisés de l'application pour informer vos collègues lorsque vous êtes en communication ou loin de votre bureau, et esquisser des idées sur papier avant de prendre une photo avec votre téléphone - plutôt que de consacrer du temps et de l'énergie à créer une diapositive.

Mais Slack n'est qu'une des nombreuses applications de ce type.

Parmi les autres options la plate-forme Microsoft Teams.

Intégrée à Office 365, la version gratuite de Teams prend en charge jusqu'à 300 participants et offre un accès invité, des appels audio et vidéo individuels et de groupe, ainsi que le partage de fichiers et d'écran et la collaboration sur des documents en ligne.

Et pour les entreprises qui ont besoin de plus de services, Microsoft a également répondu à l'épidémie actuelle en offrant un essai gratuit de six mois de la version payante, comprenant des réunions complètes, des fonctionnalités de collaboration et de workflow.

Asana est un service similaire, avec 70 000 clients payants fin 2019.

Mais que faire si vous trouvez le travail à la maison distrayant?

Faire des collations, jouer avec les animaux de compagnie et même les tâches ménagères pourrait être plus attrayant que votre travail rémunéré.

Eh bien, Focusmate fournira un ''partenaire de responsabilité''. C'est un autre travailleur à domicile qui vous surveille pendant que vous travaillez.

Vous connectez les caméras vidéo sur vos ordinateurs ensemble au début de la session et vous vous mettez au travail.

Il n'y a aucune sanction si vous jetez un coup d'œil à la télévision au passage, sauf la légère désapprobation de votre partenaire.

Mais l'entreprise affirme que ses clients signalent une distraction limitée.

La pression sociale, soutient-elle, est l'un des moyens les plus puissants de se motiver.

Avec toute cette technologie à portée de main, vous pourriez vous demander si vous avez besoin de retourner au bureau.

"Peut-être qu'un des avantages de cette situation sera de persuader les employeurs d'être mieux préparés à un travail flexible", a déclaré Mme Halford.

"À long terme, cela pourrait être positif pour des problèmes tels que la congestion du trafic et la pollution", estime-t-elle.