Почему айтишники нас не любят

Проблемы с компьютером плохо влияют на производительность труда, но не спешите звонить в IT-отдел. Кое-что вы можете сделать и сами, объясняет обозреватель BBC Capital.

В понедельник утром разработчик баз данных Энди Меллон сидит в офисе IТ-отдела и уже в пятый раз пытается войти в свой компьютер. Пароль снова не подходит, и сейчас система заблокирует доступ.

Он обращается к специалисту техподдержки, и тот вежливо спрашивает, не менял ли Энди в последнее время свой пароль, понимая, что такой специалист, как Энди, не должен был об этом забыть.

Но так и есть. Энди поменял пароль именно перед прошлым уикэндом. Это была глупая ошибка, признает он, но что-то подобное случается практически каждый день с менее опытными пользователями, которым он помогает разобраться с проблемой.

"Нашему отделу ежедневно приходится иметь дело с множеством глупых вопросов", - жалуется он.

В последние несколько лет наша компьютерная грамотность заметно возросла, и сами технологии сделали существенный шаг вперед. Но компании, которые по-прежнему страдают от мелких компьютерных неполадок, отнимают у сотрудников массу драгоценного времени.

Время - деньги

Опрос, проведенный кадровым агентством Robert Half Technology, выявил, что каждый сотрудник ежедневно тратит на преодоление различных компьютерных сбоев около 22 минут.

В течение года это - уже 91 час, или более двух рабочих недель. "Это слишком много", - считает Нима Мирпурян, руководитель филиала Robert Half Technology в Торонто.

Когда два года назад компания Interior Goods Direct наняла Джоба Брауна руководителем IT-отдела, он подсчитал, что в среднем каждый час сотрудники тратят 2,5 минуты на то, чтобы загрузить информацию в компьютер или дождаться, пока он перегрузится.

В течение недели выходило 49 часов, учитывая даже на минимальную заработную плату в Великобритании, компьютерные неполадки обходились компании в 352 фунтов стерлингов (442 доллара США) в год.

За технологиями не угнаться

Причин много, но главная из них заключается в том, что информационные технологии сегодня используются все шире и непрерывно развиваются, отмечает Энди Меллон.

Десять лет назад мы ковырялись только в компьютерах, теперь нам приходится чинить смартфоны, планшеты и другие гаджеты.

Мы также используем в работе множество программ, и каждой из них надо научиться пользоваться, не говоря уже о том, что регулярно выходят новые версии.

Кажется, только мы привыкнем к какой-то технологии, как она уже устаревает, и нам приходится начинать все сначала.

Помоги себе сам

На самом деле, айтишники не сидят в ожидании, пока кто-то обратится к ним с вопросом, как, видимо, кажется многим. Им есть чем заняться.

Хотя специалисты из IТ-отдела всегда приходят на помощь, у многих из них есть множество серьезных задач. Они обеспечивают стабильность корпоративной сети, отвечают за резервное копирование данных, следят за кибербезопасностью, тестируют новые программы, закупают технику и прочее.

По сравнению с прошлым десятилетием, сейчас мы вполне способны разобраться с некоторыми вопросами самостоятельно, отмечает Джоб Браун.

Компьютер работает слишком медленно? Попробуйте перезагрузить его. В офисном принтере закончились чернила? Поставьте новый картридж сами.

"Нужно сначала проверить что-то на простом уровне, а если уж не получилось, тогда звонить специалистам", - говорит Браун.

Компании должны поощрять своих сотрудников самостоятельного решать простые технические проблемы.

Потребность в обучении

Во многих случаях, когда что-то не работает, сотрудники не виноваты. Компании должны обучать свои кадры эффективно пользоваться всеми программными средствами, отмечает Нима Мирпурян.

Компания должна обучить необходимым программам каждого нового сотрудника с момента его трудоустройства. А пользование слишком сложными системами потребует регулярных тренингов.

После каждого обновления системы также надо разъяснять сотрудникам, что изменилось, и учить их работать в новой среде.

То же касается и офисной техники. Если установлен новый компьютер, сотрудникам надо показать, как им пользоваться. Появился новый принтер - продемонстрируйте, как менять в нем картридж.

Это повысит эффективность труда и одновременно снимет излишнюю нагрузку с технического отдела, которому не придется иметь дело с мелкими и "глупыми" вопросами.

Минимизировать неполадки

Какими бы совершенными не были технологии, компании всегда будут нуждаться в технической поддержке. Но свести проблемы к минимуму - вполне реально.

Во-первых, советует Браун, инвестируйте с умом. Когда речь идет о технологиях, иногда выгоднее доплатить.

Придя в компанию в прошлом году, Браун установил на компьютеры новые жесткие диски. В результате чего жалобы на медленную работу уменьшились так же, как и время загрузки компьютера.

Главное здесь - максимально упростить жизнь всем участникам, сократив количество возможных ошибок.

Меллон знает, что иногда "глупые" технические ошибки неизбежны. Но чем больше усилий он приложит, чтобы предотвратить их - например, менять пароль в понедельник, а не в пятницу, - тем более продуктивным будет его день.

"В тот понедельник я потерял 30 минут, разбираясь с паролем, - добавляет он. - Больше я этой ошибки не повторю".

Прочитать оригинал этой статьи на английском вы можете на сайтеBBC Capital