Excel: чому від цієї програми намагаються відмовитись, але зробити це дуже важко

У 1990-х роках деякі комп'ютерні ігри мали "клавішу боса", яка дозволяла співробітникам відкривати електронну таблицю Excel, коли їм потрібно було виглядати так, ніби вони працюють. Тепер начальники можуть навіть насварити працівника, якого застали за роботою над електронною таблицею.

Excel, що належить Microsoft, існує вже 40 років. Деякі технологічні лідери вважають його, у кращому випадку, перешкодою для цифрових робочих процесів та штучного інтелекту, в гіршому випадку — вірогідною причиною для серйозного збою.

Excel, безумовно, широко поширений у світі бізнесу. Згідно з дослідженням Acuity Training, дві третини офісних працівників використовують його принаймні раз на годину.

Стійкість Excel частково пояснюється тим, як він залишається вбудованим в технологічну освіту, поряд з Word та PowerPoint, каже Том Вілкі, головний технічний директор фірми візуалізації даних Grafana.

"Excel — це просто справді хороший інструмент. Якщо ви хочете переглянути невеликий набір даних, спробувати реалізувати ідею або створити швидку діаграму для презентації, немає нічого кращого для швидкого та легкого аналізу", — каже він.

Проблема полягає в тому, що люди та бізнес не розрізняють обробку даних від аналізу та візуалізації даних, каже професор Марк Вайтхорн, почесний професор аналітики в Університеті Данді.

"Є багато цих маленьких відділів, куди дані надходять, заносяться в електронну таблицю, проходять через макроси, а потім виводяться назовні", — каже Вайтхорн.

Макрос можна розглядати як скорочений шлях. Він автоматизує низку кроків у електронній таблиці, так що ці інструкції можна виконати одним клацанням миші — наприклад, для форматування даних у певному стилі або виконання обчислень.

Електронні таблиці часто погано документовані та структуровані, продовжує Вайтхорн, "а людина, яка написала макроси, вже пішла, тож люди у відділі не знають, як їх запускати".

На практиці, за його словами, це означає, що дані в організації не контролюються централізовано. Це ускладнює захист і переміщення даних всередині організації або їх вилучення для ширшого аналізу та для обробки ШІ.

Це може призвести до того, що критично важливі операції залежатимуть від крихких електронних таблиць.

Минулого року стало відомо, що Міністерство охорони здоров'я Нової Зеландії використовувало електронну таблицю Excel як "основний файл даних" для управління та аналізу своїх фінансових показників.

Це ускладнювало збір та консолідацію даних, призводило до розбіжностей та помилок, а також ускладнювало аналіз в режимі реального часу.

У Великій Британії процес набору анестезіологів занурився в хаос у 2023 році через плутанину з електронними таблицями.

Але відмова команд та окремих осіб від Excel є складним завданням.

"Зовнішньому виробнику або зовнішньому постачальнику важко просто надати організації щось, що вона могла б використовувати в усіх цих різних командах", – пояснює Моуті Валі, директор з цифрової трансформації та планування канадської телекомунікаційної компанії Telus.

Він керував ініціативою щодо переведення сотень співробітників з Excel на власну систему планування.

Мета полягала в тому, щоб спростити інтеграцію та управління даними, підвищити автоматизацію та впровадити штучний інтелект.

Але люди хотіли зберегти свої існуючі налаштування Excel і просто завантажити інформацію з нової системи, пояснює Валі. "Я сказав категорично ні. Ви повинні взяти це, не дозволяючи електронній таблиці співіснувати з вашими [новими] програмами".

На захист свого програмного забезпечення речник Microsoft каже: "За чотири десятиліття Excel перетворився з простої електронної таблиці на універсальну платформу, якою користуються всі".

"Сьогодні він використовується ширше, ніж будь-коли раніше, щомісячне використання постійно зростає протягом останніх шести років, і він залишається інструментом за замовчуванням для аналізу даних, моделювання та звітності в різних галузях".

Не лише великі організації можуть отримати вигоду від переосмислення своєї залежності від Excel.

Кейт Корден керує компанією з підбору велосипедів Hackney Bike Fit, що означає управління двома потоками даних – особистою інформацією про клієнта, такою як зріст, вага, гнучкість – та інформацією про велосипеди.

Вона є досвідченим користувачем Excel ще з часів роботи менеджером з розвитку бізнесу в корпоративному світі. Але, за її словами, тепер "занадто легко втратити дані і їх занадто легко змінити".

Корден перейшла на LinkSpace, спочатку розроблений як інструмент управління справами, який можна адаптувати для складних робочих процесів. "Це просто повна система управління даними, де у вас є все, замість кількох Excel, що дуже допоможе мені в міру мого розвитку".

Потенційні переваги відмови від Excel можуть виходити за рамки простого управління даними.

Джуліан Таннер, PR-менеджер у Лондоні, також слідкує за фінансами місцевої благодійної організації. Він перевів облік благодійної організації з Excel на бухгалтерський онлайн-пакет, який витягує інформацію з рахунків-фактур.

Вбудований штучний інтелект пакету дозволяє створювати індивідуальні звіти одним натисканням кнопки.

Це також означає, що вони могли відмовитися від послуг бухгалтера, заощаджуючи понад 6000 фунтів стерлінгів на рік. "Це були великі витрати для благодійної організації", — каже Таннер, — "Яких завжди намагаєшся уникнути".

Для великих підприємств переваги включають стабільніші робочі процеси та агреговані, стандартизовані дані, які можна вносити в системи штучного інтелекту або машинного навчання.

Окрім надійнішої інтеграції даних та швидших циклів планування, Валі очікує заощадити 42 млн канадських доларів (30 млн доларів США) на рік. Інші команди Telus зараз розглядають можливість наслідувати цей приклад.

Повне виключення Excel може бути нереалістичним. Тому, припускає Вайтхорн, можливо, доведеться переробити "клавішу боса" у майбутньому, щоб приховати використання електронних таблиць.