時間管理與工作過量　幾個值得思考的問題

人們迷上了時間管理。和我討論過這個話題的每一個人都有強烈的意見。大家爭論得很激烈，有人認為什麼都不管用，當中有的是在沒什麼技術含量的筆記本上寫下承諾，有的離不開應用程序。

故事開篇總是充滿希望，但常常會黯淡收場。博德韋伊（Charlotte Bordewey）是英國赫里福德郡的一位企業家，她嘗試了各種應用程序、書籍和方法，在浪費了很多時間後，仍然覺得光陰在從指縫間溜走。「我似乎從來都不能井井有條地給自己設定任務並順利完成，」她絶望地說道。

卡萊（Ana Cecilia Calle）是美國德克薩斯州奧斯汀的一名博士研究生，要做的事情很多，感到大腦會疲於應付，於是開始記錄各項事情的完成情況。時間管理工具「保證你會在一定程度上控制自己的生活」，她說。「但是無論你做什麼，它都只在一段時間內管用，之後就不行了。」

當某個時間管理工具失效時，大多數人會嘗試其他應用或者方法。擺在面前的有好幾百種，例如直截了當的待辦事項清單以及複雜的多功能服務。在網上一搜一大把，有數不盡的相關博文和視頻。英美的多數大學都會花時間進行某些形式的時間管理培訓。

尋求一種有效的方法仍然讓很多人沮喪、焦慮並且內疚，而這恰恰與時間管理應該實現的「無壓力生產率」正相反。

已有的證據顯示，這些工具和策略在某些情況下對某些人適用，對其他人則不然。「時間管理和生活質量間的聯繫呈現出很大的差異性，」加拿大蒙特利爾市康考迪亞大學的研究員艾恩（Brad Aeon）和美國喬治華盛頓大學的阿古尼斯（Herman Agurnis）在一篇研究論文中寫道。

是什麼讓這麼多人對時間管理感到沮喪呢？有沒有更好的辦法來管理時間呢？

生產率的問題

卡萊在錯過了一個重要的論文截止日期後，開始去修讀本校的時間管理課程。這似乎是一個合乎邏輯的解決方案，因為她被閲讀、教課、上課和經費申請壓得喘不過氣來。課堂上她學到了許多時間管理工具來應對各項任務，然而她一次次地嘗試卻又一次次地失敗，有什麼東西一直讓她心煩意亂。她說：「我們總是問自己，是不是效率還不夠高，但從來沒想過，做的事情是否超出了能力範圍。」

她說的有道理。單純追求生產率反而會事與願違。艾恩表示，這種自我強加的壓力是很多人對時間管理工具感到沮喪的原因。他們大多數「雖沒明說，但都認為必須要一直超越自我」，他說。

艾恩說，這反而會弄巧成拙。多數人覺得，使用這些工具就可以完成更多任務，於是不斷增加工作量，但忽略了生產率不可能一直提升。幾周以後，他們的生產率變高了但仍然沮喪。「真正的問題是工作過量，而不是時間管理。」

盲目追求生產率導致的另一個後果，是常常使人們忘記了自己真正的動機。卡特（Christine Carter）是美國加州大學伯克利分校大善科學中心（Greater Good Science Centre）的一名高級研究員，她表示，這是時間管理工具對很多人不起作用的首要原因。很多人的成功靠的是意志力——常常是一張長長的清單列滿了不能做的事——但是「意志力的激勵遠沒有情感激勵強烈」。

卡特說：「比起工作高效，多數人更想被人喜愛，社交媒體非常善於讓你感覺良好。你可能想知道自己發佈的動態獲得了多少個讚——這讓你覺得被人喜愛。」

平衡法

為什麼會期待越做越多呢？當人們大多在工廠工作時，勞動者並沒有時間管理的問題，艾恩說。「在生產線上，時間已經為你安排好了。」

然而如今大多數的上班族都可以自由支配時間，隨之而來的是巨大的壓力。「自由和責任相生相伴：在管理時間上，你要思考得更多。」艾恩說。

許多專業人員必須兼顧好幾個項目，此外還有家庭和社交的需要。很容易出問題，「如果搞砸了，只能怪自己。」

因此，人們覺得自己並不高效，去找一個工具，成功使用一段時間，於是堆給自己更多的活，然後又覺得效率不高了。如何打破這個怪圈呢？

同一種方法並不適用於所有情況

即使人們清楚事情的輕重緩急，找到合適的時間管理工具也不容易。這些工具預設了很多使用環境和使用者的個人性格。

一些人的時間觀念更強：更清楚自己要花多長時間來完成某項任務。另一些人「預時間」時傾向樂觀——這是時間管理中一個很普遍的陷阱，叫做「規劃謬誤」。一些人喜歡一次只做一件事，而其他人覺得同時處理多項任務也沒有什麼問題。對於時間的規範和期望在不同工作地點和文化中差別同樣很大。

問題在於，許多時間管理工具都是由一個特定人群開發的：軟件開發者。阿拉塞納（Hernán Aracena）是委內瑞拉的一位企業家，開發了「小菜一碟」（Effortless），這是一款待辦事項清單應用程序和定時器。他說：「我們總是想要解決自身存在的問題，最容易反復出現的問題是我們的辦公桌上每天都是一團糟。」

果不其然，科技工作者對這些工具最為熱衷。最近一本相關書籍《挑三個》（Pick Three）的作者是企業家兼投資人蘭迪·扎克伯格（Randi Zuckerberg， 臉書首席執行官馬克·扎克伯格的姐姐），她也是臉書直播（Facebook Live）的創始人。西裏洛（Francesco Cirillo）發明了著名的「波莫多羅法」——以25分鐘時間段安排你的一天，他是一位經驗豐富的軟件行業諮詢師。馬恩（Merlin Mann）是「43文件夾法」（43Folders）的創始人，曾為多家技術巨頭公司（如蘋果、谷歌和Adobe等）的員工做過培訓。

事實上，阿拉塞納之所以開發「小菜一碟」是因為他使用了多款程序來管理自己的工作都不如意。「我開始逐一棄用這些工具」，他說。成功回歸筆和筆記本之後，他還是想要有個定時器，知道還剩多長時間去完成任務。他的程序結合了這兩點，除此之外再無其他：「我不想要一支全能軍隊」，他說。

許多很受歡迎的程序和技法都是這樣產生的，因為別人遇到了某個問題於是出現了這個問題特定的解決方案——但別人很可能跟你的工作及思考方式不同。因此，利用不好這些工具也沒關係，這就好比，別人的鞋如果不合你的腳，也沒什麼好遺憾的。

當人們獨立工作時，這都不是問題。但在公司裏，人們的例行工作和工作產出都是相互聯繫的，這就很麻煩。阿拉瓦雷斯（Eduardo Álvarez）是「沃克普」（Workep）的創始人兼首席執行官，這是一個面向公司的項目管理軟件。他說，有時公司會購買高價的多功能軟件套裝，但人們很難學會使用。

這些工具常常不契合用戶的工作風格；因為是強制使用，而且對於小組成員協調任務不可或缺，於是造成麻煩。「工具的靈活性很重要。得讓每一個小組成員都能輕輕鬆鬆地了解自己的工作，」他說。另一層面的靈活性也同樣重要：人們並不總能把一切都打理好，而這並沒有什麼問題，即便你是做生產率軟件開發的也無所謂。他承認說：「有時我自己的收件箱裏也會有很多到期事項沒處理。」

這要怎麼解決呢？阿拉瓦雷斯認為技術可以幫上忙。「沃克普」即將發佈一款人工智能「教練」，提醒用戶未完成的任務。它會檢查用戶的日曆，如果沒有足夠的時間來完成待辦事項就會發出警告。「首先它教你如何安排時間，然後它幫你安排。」阿拉瓦雷斯說。

然而其他人對此卻並不買賬。阿拉瓦雷斯的核心建議居然沒什麼技術含量：「先不用程序，弄明白什麼對你來說是重要的」。

「掌控你的生活」

你將走向死亡——這是時間管理上一個重要，卻又常常被忽略的事實。「墳墓原來是在市中心的，但現在大多數墳墓都看不到了，因此我們不必再思考死亡，」艾恩說。「在現代社會，沒有太多東西來提醒我們生命是有限的，提醒我們必須掌控生活，無論還剩多少時間，都要欣然接受。」

認真思考了自己會死亡這個事實之後，艾恩決定打破他人的期許，建立自己的規則。他早上9點起牀，睡眠時間9小時，一天只工作4小時。他的電郵簽名寫著他只在工作日下午1點查收郵件。他每天去健身房，每天讀書，做些能為自己的研究激發精闢洞見的事。

他其實也使用很多工具：待辦事項清單，日曆和定時器，但意不在此。不能用它們來將生活為工作所束縛，他說，工具「應該允許你掌控生活，然後圍繞生活來規劃工作」，而不是圍繞工作來規劃生活。

「掌控你的生活」聽上去像一句沉甸甸的忠告，它其實是在說：「我想要這份工作嗎？我會離開我的另一半嗎？我想要小孩嗎？這些都是時間管理上的問題。」在一次TED演講中，艾恩感嘆這一領域「在哲學上很空洞」，因為在管理時間時幾乎沒人考慮過這些問題。「人們寧願不去思考它，因為太難了，」他說 。

聖杯並不存在

先不去討論人生中的重大問題，每個人都可以嘗試從簡單的問題開始。

首先，要記住生產率不是一場永無止盡的比賽，它只是個有局限的工具。其次，要經常嘗試，因為找到一種適合你的性格和習慣的方法並不容易。許多不屑於時間管理工具的人「意識到，做一個有條不紊的人可以令自己更好地應付煩心事，並且更有創造力」；而那些堅決按照日程安排生活的人「同樣應該感受下沒有日曆的生活會是怎樣，給自己放個假」，艾恩說。

這些浮誇的視頻和對生產率工具持樂觀態度的博文讓人感到完成事情很簡單，然而每個開始使用這些工具的人都發現這其實比看上去要困難得多。卡萊最後選用了電子表格來安排時間，仍然不喜歡生產率的程序。博德韋伊發現，「五秒定律」（five-second rule）很適合她：深呼吸，從1數到5，然後再開始著手做那些煩心又不得不做的任務。他們都還沒有找到萬能的聖杯，聖杯很可能並不存在。

不過，還有一件大家都可以做的事，能讓我們和工作的關係更為健康：不要對自己太過苛刻。如果以上原因都沒能說服你，試試這一個：自我批評對生產率來說是很恐怖的。卡特說，自我批評會讓人消沉，大腦中負責時間管理的那一部分將停止工作。

同理心遠遠好過自我批判，她說。「我們都有時間管理的問題」。

本文由安德里·迪亞茲·亞卡爾多納（Andrea Díaz Cardona）共同報道。

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