讨厌没完没了的开会？那就不要开了

伊恩·休斯（Ian Hughes）逐渐意识到，他参加的会议至少有一半都是在浪费时间。所以，他改写了规则。

现在，如果有人要在他的调研公司 Consumer Intelligence（消费者信息情报）中安排一次会议，他们必须向每一个受邀参会的人解释他们为什么需要参加这个会议。如果觉得这个会没有成效，任何人都可以中途离场。

重点是，没有非参加不可的会议。

“我们公司没有一个会议是必须参加的，”休斯在英国布里斯托尔（Bristol）的办公室中说道。

改变观念

然而这一以更有成效的工作日为目标的转变并不容易，休斯承认，当三年前他的这项新计划刚推出时，很多经理花了好长时间才习惯这种新制度。而且目前会议的数量似乎仍然过多。但是，休斯认为他的方法提高了工作效率，改善了办公室文化。

“假如一封邮件就足以解决问题，那么开一次冗长的会议有什么价值？如果没有价值，那么我们就不要开这个会，”他说。

休斯正在应对一个大多数办公室都存在的问题。经理的时间有三分之一花在会议上，而研究已经表明很多会议都没有成效，是在浪费时间。

“似乎每周——甚至每天——的会议都在增加，大家对开会真的感到厌烦了，”比利时弗拉瑞克商学院（Vlerick Business School）组织与管理学副教授拉尔夫·韦策尔（Ralf Wetzel）说，“问题在于经理不知道如何改变这种会议文化。”

安全伞

安全感较低不自信的经理会经常召集会议，韦策尔补充说。一些担心自己失去了控制力，不信任自己下属的老板，常常会安排很多会议来事无巨细的管理每一项决定。会议室成为了经理与其团队沟通交流的唯一渠道，而这不是一个解决问题的好方法。

“正是这些经理一整天都在没完没了的忙于开会，却没有完成任何实际工作，”位于英国伦敦城外的管理咨询公司That People Thing的首席执行官布莱尔·帕默（Blaire Palmer）说。“我们对开会有点上瘾了，”她说，“如果我们不去开会，有时候我们还不知道自己应该做什么。”

幸运的是，这个问题有很容易的解决方法。学会授权他人，让员工自己去找问题的解决方法。只邀请最关键的人参加会议。而且，要确保所有参会者知道会议的目的。会议的最终的目的应该是作出一项决定。

严禁无聊的会议

让开会变的有意义的简单步骤……

“我们常常安排一个接一个的会议，以寻找某个答案，然后我们作出了一个其实大家早就预知要作出的决定，”帕默说，“相反，我们应该在第一次会议上就说清楚，一个小时以后将作出决定。”

关于例会，想一想你部门每天或每周的例会是否真的会给公司带来价值，帕默说。很多情形是，例会上要讨论的事项只需通过一封简短的邮件或一个电话就可以完成。或者更好的一种方法是 ，让下属有权自己作决定。

富有成效的开会艺术

改变你如何对待会议的方式能够缩短会议时间，减少形式化，减少层级化，而这才会带来真正的合作效应，帕默说。

大卫·黑尔（David Hale）四个月前在他位于美国旧金山的公司Gigwalk就是这么做的。Gigwalk是一家开发辅助项目管理软件的公司。他注意到公司里工程师部门开会时都站着，时间决不超过15分钟，而且会上发布信息的速度极快。会议的内容是每个人叙述昨天做的事情，今天要做的事情，工作中遇到的困难是什么。

“我们是开放式办公室，所以他们好像就在我办公桌边开会，我边看边想，‘天啊，这种会议很高效，’”黑尔回忆道。

“改变你的开会思路能够缩短会议时间，减少形式化，减少层级化”

他的管理人员过去每周通常要开三个冗长的会议。现在，他们每周一开一次时间比较长的战略会议，然后就按照工程师部门的开会方法开两个简短的“站立式”会议。这一做法还启发了他取消了例会和任何可以通过电子邮件解决问题的会议。

随着会议的减少，经理就会更少的参与到项目的细节中来，但是黑尔说，这常常会带来创新。“你不断得到惊喜，因为你的团队给你带来你从未想到过的点子，这时你才是一个成功的经理，”黑尔说。

对休斯来说，减少会议的文化甚至会延伸到他的客户。最近，他的一个客户要求安排一个两天的会议，来讨论战略计划，但是休斯回复一天就够了。

“不要因为我们有两天的时间，就在日程表里安排一个为期两天的会议，”休斯说，“如果两天的会议并不比一天的会议更有价值，客户就会感激我们，因为我们为他们节约了时间。”

休斯说，减少会议最大的优点并不仅仅是让经理有了更多自由的时间，而是改变了企业文化：经理不应该把大量时间花在会议室里，而应该专注于如何实实在在的完成工作。

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（责编：友义）