Apakah kantor Anda membunuh kreativitas karyawan?

Ketika Josh Lewis pindah ke Puerto Rico dari New York City dua tahun lalu untuk membantu merawat mertuanya, ia membutuhkan tempat untuk menjalankan bisnisnya. Maka dia memutuskan untuk menjalankan perusahaannya di dapur.

Lewis, seorang pekerja dalam bidang pemasaran dan perusahaan konsultan Uptick Communications Group, mencoba untuk melanjutkan bisnis seperti biasa.

Dia menggelar rapat konferensi jarak jauh, mengirim email, dan mengerjakan proposal, sambil ibu mertuanya memasak di dekatnya.

Tapi itu bukan lingkungan kerja yang ideal. Masalahnya?

Mertuanya senang membuka pintu dan jendela, bahkan di musim panas saat suhu bisa mencapai 30C.

"Anda meleleh ketika waktu baru menunjukkan pukul 10 pagi," kenang Lewis.

Jadi, Lewis beralih pada Piloto 151, sesuatu yang saat itu merupakan kantor baru yang menyewakan ruang kerja di daerah Old San Juan.

Kantor tersebut ada di dalam sebuah bangunan bergaya kolonial, dengan jendela besar dan halaman yang membuat sinar matahari masuk ke ruang kerja, dengan meja-meja ping pong yang berfungsi sebagai meja komunal.

Hal yang penting untuk Lewis, kantor tersebut juga memiliki pendingin ruangan.

Sejak saat itu Lewis selalu mendatangi kantor tersebut.

Dia menemukan bahwa memiliki ruangan yang menginspirasi tidak hanya meningkatkan kebahagiaannya - tapi tampaknya juga meningkatkan semua yang dia lakukan.

"Berada di ruang kreatif benar-benar penting untuk berpikir kreatif," kata Lewis.

"Tentu, Anda dapat melakukannya di balik tembok-tembok bersekat, tetapi Anda dapat melakukannya lebih baik di tempat yang mengembangkan kreativitas."

Ruang kreatif

Seberapa baik kantor Anda dirancang dapat mempengaruhi lebih banyak dari sekedar kreativitas.

Data menunjukkan bahwa sesuatu yang sederhana seperti tata letak kantor dapat meningkatkan segala sesuatu mulai dari komunikasi hingga produktivitas.

Kabar baik bagi para manajer adalah untuk meningkatkan kreativitas di lingkungan Anda tidak berarti mengubah ruangan Anda saat ini menjadi seperti ruangan bermain perusahaan-perusahaan teknologi Silicon Valley.

Seringkali perubahan dapat dilakukan melalui hal sederhana seperti menurunkan dinding sekat atau mendesain ulang cara meja-meja ditata, kata Jason Womack, seorang pelatih eksekutif dan penulis.

"Pada akhirnya, tugas seorang manajer adalah untuk memastikan karyawannya produktif," kata Womack.

"Jika mereka dapat bekerja lebih baik dengan desain kantor yang berbeda, mengapa Anda tidak mencobanya?," tanya Womack.

Solusinya bagi para manajer adalah untuk mencari tahu jenis ruangan apa yang terbaik untuk departemen atau perusahaan, tambah Womack.

Jika Anda berharap karyawan bekerja sendiri, bilik berdinding tinggi tradisional atau kantor dengan pintu mungkin yang terbaik untuk menjaga agar karyawan dapat bekerja tanpa interupsi.

Di lain pihak, perusahaan yang menghargai kerjasama, bagaimanapun, lebih baik jika bersifat terbuka.

Situs real-estate Zillow menemukan hal tersebut empat tahun yang lalu ketika perusahaan tersebut pindah ke kantor baru di gedung pencakar langit Russell Investments Center di Seattle, Washington, Amerika Serikat.

Memangkas biaya?

Perusahaan itu pindah dari tempat yang lebih tradisional dengan kantor dan pintu, ke sebuah tempat di mana bahkan para eksekutif duduk di ruang terbuka dengan staf yang lain.

"Di kantor lama kami, orang akan mengirim email satu sama lain, bahkan jika mereka yang hanya berjarak beberapa kaki," kata Amy Bohutinsky, chief operating officer Zillow.

Di kantor baru, desainer Zillow menambah banyak ruangan informal di mana orang dapat berbicara, seperti area tempat duduk yang nyaman dan dapur dengan mesin yogurt beku di mana karyawan berkumpul.

Bahkan ada ruangan dengan dua treadmill di mana orang dapat mengadakan pertemuan saat mereka berolahraga.

Perbaikan ini memungkinkan karyawan untuk berbicara lebih banyak, yang mengarah ke kolaborasi dan berpikir kreatif yang Anda tidak bisa dapatkan dari bilik atau kantor tertutup, kata Bohutinsky.

"Dari tempat saya duduk sekarang, saya bisa melihat ke lorong di mana ada dua orang di treadmill sedang berbicara. Ada sekelompok orang yang mendekatkan kursi mereka untuk berdiskusi dan saya melihat dua orang duduk di kursi nyaman sedang mengobrol, "kata Bohutinsky.

Semua ini mungkin terdengar mahal, tapi rencana untuk memiliki ruangan terbuka bisa lebih murah dibandingkan membuat bilik-bilik, kata Rene Lacerte, CEO dan pendiri Bill.com.

Lacerte memindahkan perusahaannya pada Juni 2014 ke Palo Alto, California, dan menghemat uang dengan membuat ruang terbuka.

Seandainya dia menggunakan bilik tradisional dan kursi-kursi, perusahaan harus mengeluarkan sekitar $3.500 (sekitar Rp48 juta), tetapi meja yang lebih terbuka dan biaya kursi yang dia gunakan hanya memakan biaya sekitar $2.500 (sekitar Rp35 juta), katanya.

Membentuk komunitas

Lacerte juga merancang ruangan untuk dapur dengan meja-meja panjang agar kelompok karyawan dapat berkumpul dan restoran bergaya bilik untuk pertemuan yang lebih hangat.

Perusahaan juga menyediakan makanan ringan sehat dan orang secara bergiliran membuat salad yang diperuntukkan untuk 30 orang saat makan siang.

Ide di balik dapur umum ini, kata dia, sekadar agar para karyawan berbicara, yang akhirnya mengarah pada ide-ide baru dan meningkatkan semangat.

"Merancang sebuah kantor yang menunjukkan Anda mengutamakan karyawan Anda hanya menyiratkan pesan lagi dan lagi bahwa Anda akan menempatkan mereka dalam posisi untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka," kata Lacerte.

Untuk Lewis, bukan hanya tata letak kantor, tetapi juga lokasi memiliki pengaruh.

Kantor yang ia sewa di Old San Juan menghadap Plaza de Armas, sebuah daerah persegi bersejarah dengan air mancur megah, pohon-pohon rindang, di mana wisatawan berfoto dengan burung merpati, dan penduduk setempat bersantai di bangku-bangku taman.

"Ini menginspirasi saya, ketika saya sedang bekerja larut malam atau di akhir pekan, untuk berjalan keluar ke alun-alun itu dan menikmati pemandangan," kata Lewis.

"Anda akan kembali ke kantor dan siap untuk kembali bekerja."